“To Whom It May Concern” giống như chiếc áo nỉ cũ yêu thích mà bạn kéo khi bạn không thể – hoặc không muốn – cân nhắc mặc bất cứ thứ gì khác. Thật dễ dàng, nó bao gồm vô số tội lỗi, và nó hoàn thành công việc. Nhưng nó có gây hại nhiều hơn là tốt cho bạn trong môi trường kinh doanh không? Câu trả lời đó là “Có” khó khăn khi nói đến áo nỉ của bạn và nhiều sắc thái hơn một chút cho “To Whom It May Concern”.
Tải xuống ngay: Hướng dẫn cơ bản về giao tiếp kinh doanh [Hướng dẫn miễn phí]
Nó phần lớn được coi là một cách lỗi thời và lười biếng để tiếp cận thư từ. Internet cung cấp cho chúng ta khả năng gần như vô hạn để tìm kiếm tên và thông tin liên lạc của những người chúng ta cần tiếp cận – và mài giũa kỹ năng giao tiếp tốt là rất quan trọng để thành công.
Vì vậy, trước khi bạn tát một “To Whom It May Concern” khác trên email hoặc thư xin việc tiếp cận của mình, hãy đọc qua hướng dẫn đơn giản này để xác định khi nào nên sử dụng nó, cách sử dụng nó và những lựa chọn thay thế nào cần xem xét thay thế.
Gửi những người liên quan
“To Whom It May Concern” là một cách rộng rãi để giải quyết các thư từ chuyên nghiệp hoặc chính thức. Nó được sử dụng rộng rãi khi tên hoặc chức danh của người nhận không xác định, chẳng hạn như khi bạn đang cung cấp đề xuất cho đồng nghiệp cũ và không biết tên của người quản lý tuyển dụng.
Khi nào nên sử dụng “To Whom It May Concern”
Trước mỗi thư từ bạn gửi, hãy tự hỏi, “Ai là người dự định nhận thông điệp này?“
Nếu câu trả lời là, “Bất cứ ai”, bạn nên an toàn để sử dụng, “Đối với người mà nó có thể quan tâm.” Tuy nhiên, nếu người đọc cuối của bạn là người có vai trò hoặc chức danh cụ thể, hãy tiếp tục đào sâu để tìm tên của họ. Có thể khó biết khi nào thích hợp để sử dụng “To Whom It May Concern”, vì vậy đây là một vài tình huống thường ổn:
1. Tiếp cận với một công ty lớn hoặc bộ phận mới
Nếu bạn đang liên hệ với một công ty lớn có cấu trúc tổ chức phức tạp và không chắc chắn ai là đầu mối liên hệ thích hợp, bạn có thể cần gửi tin nhắn thông qua biểu mẫu tin nhắn trên trang web của công ty hoặc gửi email đến địa chỉ chung như “[email protected]”. Trong trường hợp này, “To Whom It May Concern” có thể thích hợp. Khi thực hiện phương pháp này, chúng tôi khuyên bạn nên yêu cầu đầu mối liên hệ phù hợp cho yêu cầu của bạn trong nội dung tin nhắn của bạn.
Ví dụ:
Gửi những người liên quan:
Tôi thấy công ty của bạn đã thông báo mở hai coworking space mới ở bờ biển phía đông. Tôi làm việc với Levol, một công ty nội thất văn phòng bền vững ở khu vực Boston.
Chúng tôi sắp ra mắt một dòng sản phẩm mới trùng với việc khai trương không gian mới của bạn. Tôi rất muốn liên hệ với thành viên trong nhóm phụ trách trang bị địa điểm của bạn để thảo luận về khả năng làm việc cùng nhau.
Thân
Gia
2. Khuyến nghị / kiểm tra tài liệu tham khảo
Nếu bạn đang cung cấp tài liệu tham khảo hoặc đề xuất cho đồng nghiệp hoặc nhân viên cũ, yêu cầu có thể đến thông qua một hệ thống tự động không bao gồm bất kỳ thông tin nào về người quản lý tuyển dụng.
Họ không mong đợi bạn nghiên cứu họ hoặc công ty của họ, họ chỉ muốn suy nghĩ của bạn về ứng viên mà họ sắp thuê. Đây sẽ là thời điểm chấp nhận được để nói chuyện với khán giả của bạn với, “Người mà nó có thể quan tâm.”
Ví dụ:
Gửi những người liên quan:
Dwight là một nhân viên xuất sắc trong ba năm làm việc tại Dunder Mifflin.
Anh ấy rất coi trọng công việc của mình, tình nguyện cho các dự án ngoài nhiệm vụ thường xuyên của anh ấy (tức là nhân viên phòng cháy chữa cháy và nhân viên an toàn tình nguyện), và là nhân viên bán hàng hàng đầu của chúng tôi trong suốt ba năm. Tôi rất muốn giới thiệu anh ấy cho vị trí này.
Thân
Michael Scott
3. Khiếu nại của công ty
Khiếu nại chính thức với một công ty? Có thể không quan trọng nếu khiếu nại đó đến tay quản trị viên, cộng tác viên dịch vụ khách hàng hoặc CEO – bạn chỉ muốn khiếu nại của mình được lắng nghe và giải quyết.
Ví dụ:
Gửi những người liên quan:
Tôi đã vô cùng thất vọng khi áp phích mèo mà tôi đặt hàng chỉ có ba con mèo chơi nhạc jazz thay vì bốn con được mô tả trên trang web của bạn. Tôi muốn được hoàn lại tiền đầy đủ và áp phích chính xác càng sớm càng tốt.
Cảm ơn bạn
Angela Martin
4. Giới thiệu
Nếu bạn đang giới thiệu bản thân với ai đó mà bạn chưa bao giờ gặp, có thể thích hợp để sử dụng, “To Whom It May Concern”. Ví dụ: nếu bạn nhận được yêu cầu báo giá hoặc thông tin liên quan đến doanh nghiệp của mình từ hộp thư đến hoặc biểu mẫu phản hồi chung của công ty, bạn có thể giải quyết phản hồi của mình, “Gửi người mà nó có thể quan tâm”. Chỉ cần đảm bảo hỏi tên của họ trong tin nhắn của bạn.
Ví dụ:
Gửi những người liên quan:
Tôi đã nhận được yêu cầu báo giá của bạn trên 50 cuộn giấy từ Dunder Mifflin. Tôi đã đính kèm trích dẫn vào email này và sẽ sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn.
Ngoài ra, tôi rất muốn biết tên của bạn và thêm một chút về doanh nghiệp của bạn!
Trân trọng
Phyllis Vance
5. Tìm kiếm khách hàng tiềm năng
Điều này có thể chấp nhận được nhưng không lý tưởng. Nếu bạn là một nhân viên bán hàng tiến hành tiếp cận cộng đồng – công việc của bạn là dành thời gian và nghiên cứu để biết chính xác bạn đang liên hệ với ai.
Tốt nhất, bạn nên xây dựng mối quan hệ với họ qua LinkedIn hoặc Twitter – hoặc tiếp cận thông qua kết nối lẫn nhau – trước tiên. Nếu dường như không có cách nào để tìm thông tin cá nhân của họ, bạn có thể liên hệ với “To Whom It May Concern”, nhưng đừng mong đợi tỷ lệ phản hồi cao.
Ví dụ:
Gửi những người liên quan:
Tôi nhận thấy công ty của bạn gần đây đã chia tay với nhà cung cấp giấy. Tôi làm việc với Dunder Mifflin, một nhà cung cấp giấy Scranton địa phương và muốn nói chuyện với người phụ trách đặt hàng giấy tại công ty của bạn.
Chúng tôi tự hào về dịch vụ khách hàng được cá nhân hóa và giao hàng nhanh chóng, và tôi rất muốn xem liệu chúng tôi có phù hợp với bạn hay không.
Tốt nhất
Jim Halpert
Làm thế nào để viết “To Whom It May Concern”
Nếu bạn đang sử dụng một lời chào trang trọng như “To Whom It May Concern”, điều quan trọng là phải định dạng chính xác. Đây là cách viết “To Whom It May Concern:”
- Viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ
- Luôn sử dụng “Ai” thay vì “Ai” hoặc “Whomever” (Trong trường hợp “To Whom It May Concern”, “Whom” là đối tượng của động từ hoặc giới từ và phù hợp để sử dụng trong ngữ cảnh này)
- Sử dụng dấu hai chấm sau “To Whom It May Concern” thay vì dấu phẩy
- Thêm khoảng trắng kép trước khi bắt đầu nội dung thư của bạn
Như chúng tôi đã xác định ở trên, nếu bạn đang sử dụng “To Whom It May Concern”, bạn có thể đang tiếp cận một cuộc trò chuyện chính thức về kinh doanh. Đừng để định dạng cẩu thả làm xáo trộn ấn tượng đầu tiên của bạn. Những lời khuyên này phải luôn giúp bạn thành công.
Khi nào không nên sử dụng “To Whom It May Concern”
Bất cứ khi nào có thể, hãy tránh “Người mà nó có thể quan tâm.” Nó phần lớn đã lỗi thời, ngột ngạt và lười biếng. Với việc truy cập internet ngày nay, khá đơn giản để tìm tên và thậm chí cả địa chỉ email của người mà chúng ta muốn nói chuyện.
Bởi vì điều này, “To Whom It May Concern” có thể chứng minh sự thiếu nỗ lực trong thư từ mà không thiết lập một giai điệu tích cực cho phần còn lại của mối quan hệ kinh doanh của bạn.
Dưới đây là một số mẹo để tìm tên của hầu hết mọi người:
- Hỏi đại diện nhân sự hoặc nhà tuyển dụng của bạn – Nếu bạn đang viết thư xin việc hoặc email cho người quản lý tuyển dụng, hãy hỏi nhà tuyển dụng hoặc đại diện nhân sự của bạn về tên chính xác.
- Truy cập hồ sơ LinkedIn của công ty – Ở đầu hồ sơ của họ, bạn sẽ thấy lời nhắc siêu liên kết có nội dung “Xem tất cả [số lượng nhân viên] trên Linkedin”. Bấm vào lời nhắc đó để xem danh sách tất cả nhân viên. Bạn sẽ có thể lướt qua danh sách cho đến khi bạn tìm thấy người, vai trò hoặc chức danh mà bạn hy vọng kết nối.
- Truy cập trang “Giới thiệu” của công ty – Các công ty nhỏ hơn có thể liệt kê tất cả nhân viên và chức danh của họ trên trang “Giới thiệu về chúng tôi” hoặc “Nhóm”. Ít nhất, bạn sẽ tìm thấy một hộp thư đến chung của công ty, nơi bạn có thể gửi yêu cầu tìm hiểu tên của người mà bạn đang cố gắng liên hệ.
- Nhấc điện thoại lên – Gọi cho công ty nơi khách hàng tiềm năng của bạn làm việc và hỏi nhân viên tiếp tân hoặc quản trị viên về tên, thông tin liên hệ hoặc lời khuyên của người đó về cách tốt nhất để tiếp cận họ.
Có thể mất thêm vài phút, nhưng việc tìm tên của người mà bạn đang liên hệ là rất quan trọng. Cho người nhận email của bạn thấy tên của họ quan trọng với bạn và tìm thấy nó trước khi dùng đến “Người mà nó có thể quan tâm”.
Nếu bạn tình cờ tìm thấy tên liên hệ của mình từ việc thực hiện nghiên cứu của riêng bạn, bạn sẽ muốn trung thực với họ về cách bạn tìm thấy thông tin của họ.
Ví dụ:
Xin chào Kayla,
Chúng tôi có một số kết nối lẫn nhau trên LinkedIn và tôi thấy bài đăng gần đây của bạn yêu cầu giới thiệu với các chuyên gia tự động hóa bán hàng.
Đây là một lĩnh vực chuyên môn cho tổ chức của tôi. Bạn có muốn lên lịch một cuộc gọi điện thoại giới thiệu? Tôi sẽ sẵn lòng trả lời bất kỳ câu hỏi nào của bạn.
Thân
Tyler Thompson
Đôi khi không thể tìm thấy tên của một liên hệ. Trong những trường hợp này, đây là một vài lựa chọn thay thế.
Đối với người mà nó có thể quan tâm đến các lựa chọn thay thế
1. “Kính gửi Giám đốc tuyển dụng”
Khi ứng tuyển vào một vị trí mới, không phải lúc nào cũng có thể biết tên của người quản lý tuyển dụng. Nếu bạn có thể, hãy tìm ra nó với một số thám tử LinkedIn kiểu cũ. Nếu không, lời chào này là một lựa chọn thích hợp.
2. “Kính gửi nhà tuyển dụng”
Tương tự, nếu bạn không thể xác định nhà tuyển dụng hoặc người gác cổng cho vai trò bạn đang ứng tuyển, “Nhà tuyển dụng thân mến” là một lời chào được sử dụng rộng rãi.
3. “Lời chào”
Lưu điều này cho các đồng nghiệp hoặc đối tác kinh doanh mà bạn đã có thư từ cởi mở và bình thường. Nó thân thiện và quen thuộc, vì vậy hãy để nó lại phía sau để giới thiệu chính thức hơn.
4. “Kính gửi Phòng Tuyển dụng”
Nếu bạn đang nộp đơn xin việc với một công ty lớn hơn, ứng dụng của bạn có thể được chuyển đến hộp thư đến tuyển dụng rộng. Trong trường hợp này, bạn không viết thư cho một người cụ thể và có thể cần sự chấp thuận của một số nhà tuyển dụng. Lời chào này đảm bảo bạn đang tạo ra một mạng lưới rộng.
5. “Kính gửi [Tên bộ phận bạn quan tâm]”
Nếu bạn đang bán hàng cho một bộ phận công ty cụ thể và không chắc chắn người mua mục tiêu của bạn là ai, địa chỉ email của bạn đến bí danh bộ phận là tốt nhất. Nó không lý tưởng nhưng nếu bạn không thể xác định đúng người liên hệ, đừng ngại gửi lời chào này.
6. “Kính gửi [Tên chức danh hoặc vai trò của người bạn đang theo đuổi]”
Biết tiêu đề của người bạn đang viết thư cho? Tuyệt! Hy vọng rằng bạn có thể sử dụng thông tin đó để tìm tên thật của họ – nếu không, xưng hô với họ bằng chức danh của họ (tức là “Giám đốc tiếp thị thân mến”) là một cách chấp nhận được, nếu không muốn nói là hơi xa để tiếp cận.
7. “Kính gửi Giám đốc Dịch vụ Khách hàng”
Cho dù bạn đang gửi tin nhắn cho người liên hệ kinh doanh hay liên hệ với bộ phận hỗ trợ khách hàng về vấn đề cá nhân, thật thông minh khi bạn tiến lên phía trước. Một lời chào trang trọng, tôn trọng hơn chắc chắn sẽ được đánh giá cao.
8. “Xin chào”
Đã trò chuyện giữa chừng với người ở đầu bên kia email của bạn? Mở đầu bằng một câu “Xin chào” thông thường và tiếp tục chuỗi tin nhắn của bạn.
9. “Kính gửi Ủy ban Tìm kiếm”
Có lẽ bạn thấy mình đang gửi email đến một nhóm người mua cuối cùng, hoặc có thể bạn đã lọt vào vòng phỏng vấn cuối cùng cho một công việc mới. Bất kể, nếu bạn cần gửi email đến một nhóm người trong một trong những tình huống này, lời chào này hoạt động tốt.
10. “Kính gửi [Tên]”
Một oldie nhưng một goodie. Lời chào này hầu như luôn luôn thích hợp. Khi nghi ngờ, hãy kéo cái này ra.
11. “Chào bạn”
Dành lời chào quen thuộc này cho thư từ email không chuyên nghiệp – hãy nghĩ đến kế hoạch giờ hạnh phúc và BBQ cuối tuần.
12. “Lời chào mùa”
Tìm kiếm một cách để cung cấp cho email của bạn một số niềm vui kỳ nghỉ toàn diện, phù hợp với công việc? Phủi bụi “Lời chào mùa” – chỉ cần đừng quên dấu nháy đơn đó.
13. “Xin chào [Tên]”
Đây là một cách khác ít chính thức hơn để mở thư từ của bạn. Lưu nó cho các đồng nghiệp, đồng nghiệp và đối tác kinh doanh mà bạn đã thích mối quan hệ mở.
14. “Chào buổi sáng”
Gửi một email mà bạn biết sẽ được đọc ngay lập tức? Ám chỉ thời gian trong ngày với “Chào buổi sáng” hoặc “Chào buổi tối” phù hợp với mọi đối tượng.
15. “Ngày tốt lành”
Cảm thấy quốc tế? “Good Day” không phải là một lời chào phổ biến ở Hoa Kỳ, nhưng nó có thể làm sống động email sáng thứ Hai tiếp theo của bạn.
Internet loại bỏ nhiều lý do để sử dụng “To Whom It May Concern”. Trước khi bạn tát nó trong một email, hãy xem xét các đề xuất trong bài đăng này. Và xóa một vài cụm từ lỗi thời hoặc lười biếng khác khỏi vốn từ vựng của bạn, bao gồm “Mong được nghe từ bạn”, “Trân trọng so với Trân trọng” và “Kính gửi Ngài hoặc Madam.“
Tham Khảo Thêm
Bán hàng: Cách mở rộng quy mô nhóm của bạn hiệu quả
Khách hàng: Biến nhóm hỗ trợ khách hàng thành lợi nhuận
