Cách Sử Dụng Cố Vấn ảo để Thoát Khỏi Bế Tắc

Nhiều người thành công dựa vào những người cố vấn để giúp họ đạt đến cấp độ tiếp theo. Bill Gates tìm kiếm lời khuyên từ Warren Buffett. Oprah Winfrey được cố vấn bởi Maya Angelou. Và nếu bạn muốn lấy lại nó, Socrates đã cố vấn cho Plato, và Plato tiếp tục cố vấn cho Aristotle.

Vì vậy, bất cứ khi nào bạn cảm thấy không chắc chắn về bước đi tiếp theo của mình, hãy tìm kiếm một người đã làm điều đó trước đây để hướng dẫn bạn.

Nhờ những đổi mới công nghệ có thể thổi bay tâm trí của Aristotle, các doanh nhân giờ đây có thể nhận được lời khuyên từ các chuyên gia giàu kinh nghiệm ở bất cứ đâu trên thế giới từ sự thoải mái tại nhà của họ. Điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy sự trợ giúp bạn cần khi cần.

Mục Lục:

Virtual Mentoring là gì?

Cố vấn ảo đề cập đến bất kỳ hoạt động cố vấn nào không xảy ra trực tiếp.

Cố vấn ảo liên quan đến một cá nhân có kinh nghiệm cung cấp hướng dẫn và lời khuyên, và có thể là một giải pháp lý tưởng cho các doanh nhân bận rộn, những người có thể không có thời gian để gặp trực tiếp một người cố vấn.

Các công cụ giao tiếp ngày nay, bao gồm Zoom, Google Meet, điện thoại, email và nhắn tin trực tiếp, mở ra phong cách cố vấn này cho nhiều người hơn.

Lợi ích của cố vấn ảo

Cố vấn ảo có thể là một yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các doanh nhân, cho dù bạn mới bắt đầu hay đang cố gắng mở rộng quy mô kinh doanh của mình. Nó cũng có thể làm nên điều kỳ diệu cho nhân viên của bạn và giúp thiết lập văn hóa học tập. Dưới đây là một số cách cố vấn ảo có thể giúp bạn và nhân viên của bạn vượt trội.

Tỷ lệ duy trì cao hơn: Cố vấn có thể giúp nhân viên duy trì động lực và nuôi dưỡng một môi trường nhóm hỗ trợ.

Mối quan hệ gần gũi hơn: Giao tiếp cởi mở và trung thực thúc đẩy các kết nối đích thực giữa các đồng nghiệp. Người cố vấn và người được cố vấn gặp gỡ trực tuyến có thể phát triển ý thức tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau.

Silo-busting: Một chương trình cố vấn ảo có thể giúp phá vỡ rào cản giữa các nhân viên từ các phòng ban hoặc văn phòng khác nhau. Những người được cố vấn có thể cảm thấy không thoải mái khi tương tác với các giám đốc điều hành cấp cao có thể giao tiếp qua email, Microsoft Teams, Slack hoặc Zoom.

Các trận đấu chân thực hơn: “Một trong những lợi ích hàng đầu của cố vấn ảo… là nó giúp các cá nhân tạo ra các trận đấu cố vấn / người được cố vấn hiệu quả hơn, “Alyssa Wright, Giám đốc điều hành tại công ty tư vấn gây quỹ Wright Collective cho biết.

“Nếu bạn có thể quản lý quan hệ đối tác trên một số văn phòng và địa điểm, hồ bơi sẽ mở rộng để cho phép xây dựng mối quan hệ chiến lược và chu đáo hơn. Tôi đã thấy điều này tăng cường phát triển kỹ năng hết lần này đến lần khác, so với việc giới hạn cơ hội cố vấn ở một địa điểm thực tế và nhóm nhân viên có thể có kỹ năng và điều kiện văn hóa tương tự.

Ví dụ về Cố vấn ảo

Có nhiều cách để triển khai cố vấn ảo trong doanh nghiệp của bạn. Hãy thử một hoặc tất cả để xem điều gì phù hợp nhất với bạn và nhóm của bạn.

Cố vấn ảo trực tiếp

Loại cố vấn phổ biến nhất. Bạn lên lịch trò chuyện video thường xuyên với một doanh nhân khác có thành tích trong lĩnh vực của bạn để thảo luận về mục tiêu, rào cản, thói quen của bạn và hơn thế nữa. Để triển khai huấn luyện ảo trong công ty của bạn, bạn có thể ghép nối nhân viên mới với nhân viên có kinh nghiệm như một phần của quy trình giới thiệu.

Nhóm cố vấn ảo

Cố vấn không nhất thiết phải chỉ là một đối một. Bạn có thể thiết lập các nhóm cố vấn ảo gặp gỡ thường xuyên để thảo luận về những thách thức chung và chia sẻ các bài học và mẹo. Các thành viên trong nhóm có thể đặt mục tiêu, giúp đỡ lẫn nhau đạt được mục tiêu và đưa ra trách nhiệm giải trình.

Nhóm nguồn lực nhân viên ảo

Bạn có thể thiết kế các chương trình cố vấn tập trung vào việc nâng cao các nhóm ít được đại diện cụ thể tại nơi làm việc, chẳng hạn như cho nhân viên là LGTBQ +, người chăm sóc, cựu chiến binh hoặc nữ. Nhân viên từ nhiều nguồn gốc khác nhau sẽ gặp nhau hầu như như là một đoàn hệ và thảo luận về kinh nghiệm chung và chia sẻ lời khuyên.

Hạn chế của Virtual Mentoring

Khó khăn trong việc hình thành kết nối

Mặc dù cố vấn ảo có thể mang lại lợi ích cho một số người không thoải mái trong các tình huống xã hội thực tế, nhưng nó cũng có thể gây bất lợi cho những người khác. Những người coi trọng ngôn ngữ cơ thể khi giao tiếp có thể gặp khó khăn hoặc cảm thấy lúng túng nếu họ không giao tiếp bằng mắt đầy đủ.

“Khi bạn ngồi cạnh ai đó, việc nuôi dưỡng năng lượng của họ và tạo ra một mối quan hệ bền chặt sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Mức độ kết nối đó khó thiết lập hơn”, Jessica Brown, một doanh nhân và biên tập viên sách chia sẻ.

Làm thế nào để làm cho nó hoạt động: Khuyến khích các buổi cố vấn về cuộc gọi video thay vì qua điện thoại bất cứ khi nào có thể. Hãy thử các trò chơi phá băng và thời gian xã hội (ví dụ: cà phê ảo) để giúp người cố vấn và người được cố vấn của bạn làm quen với nhau. Sau hai buổi đầu tiên, hãy kiểm tra lại với nhóm để xem mọi thứ đang diễn ra như thế nào.

Hóa học mờ nhạt

Đôi khi, người cố vấn và người được cố vấn chỉ không nhấp vào. Có một đại dương giữa họ có thể làm cho nó tồi tệ hơn: Chỉ có điều gì đó về những khoảng dừng dài khó xử trên màn hình video.

Làm thế nào để làm cho nó hoạt động: Một cặp cố vấn nên suy nghĩ về lý do tại sao họ cảm thấy hóa học có thể thiếu, nhưng họ không nên bị buộc phải tiếp tục phiên nếu họ cảm thấy không phù hợp.

Thiết lập các mẫu và quy trình về cách người cố vấn và người được cố vấn có thể giải quyết vấn đề. Trong trường hợp này, hãy khuyến khích đánh giá và thảo luận trung thực, và giúp dễ dàng kết hợp lại cặp đôi với các đồng nghiệp khác.

Vấn đề kỹ thuật

Trục trặc công nghệ có thể tốn thời gian và bực bội. Không ai muốn khởi động lại máy tính của họ trong giữa một phiên quan trọng.

Làm thế nào để làm cho nó hoạt động: Cả hai bên nên đảm bảo họ có kết nối internet ổn định trước khi bắt đầu phiên. Họ cũng nên lập kế hoạch cho các tùy chọn sao lưu nếu một trong số họ gặp phải sự gián đoạn trong dịch vụ, chẳng hạn như chuyển sang ứng dụng trò chuyện video trên thiết bị di động hoặc liên lạc qua điện thoại.

Zoom mệt mỏi

Dành cả ngày cho các cuộc gọi video có thể mệt mỏi và có thể khiến bạn cảm thấy ít gắn bó hơn so với khi bạn đối mặt với người cố vấn của mình.

Làm thế nào để làm cho nó hoạt động: Trộn lẫn mọi thứ! Ví dụ: chọn một cuộc gọi điện thoại vào một ngày nào đó. Hoặc, nếu thời tiết đẹp, hãy trò chuyện video với người cố vấn của bạn trong khi bạn đang đi dạo. Bạn cũng có thể thử nghiệm công nghệ họp thực tế ảo để thay đổi cảnh quan. Cuối cùng, nếu bạn tình cờ ở cùng thành phố với người cố vấn của mình, hãy thử gặp gỡ IRL không thường xuyên.

Các phương pháp hay nhất về cố vấn ảo

Làm rõ các quy tắc tham gia

Cố vấn ảo thường đòi hỏi phải tập trung nhiều hơn vào việc thực hiện đúng công tác hậu cần.

Quyết định tần suất bạn sẽ liên lạc, cho dù bạn muốn làm như vậy thông qua các phương pháp đồng bộ (ví dụ: nền tảng dựa trên video, cuộc gọi điện thoại) hay không đồng bộ (ví dụ: email, tin nhắn tức thời) và thời gian nào trong ngày sẽ là tốt nhất cho mỗi bên.

Xem xét những gì cảm thấy thoải mái cho cả hai bên – đối với những người làm việc từ xa, hãy linh hoạt trong việc lên lịch các cuộc họp xung quanh các trách nhiệm khác như chăm sóc các thành viên gia đình hoặc trẻ em học tại nhà.

Luôn tập trung trong các cuộc họp

Để thành công với cố vấn ảo, người cố vấn và người được cố vấn phải được đầu tư đầy đủ. Thể hiện sự quan tâm và cam kết của bạn bằng cách xuất hiện đúng giờ, loại bỏ phiền nhiễu, thực hành lắng nghe tích cực, đặt câu hỏi thông minh và đánh giá cao thời gian của nhau.

Thảo luận như một cặp xem bạn có nên ghi lại các phiên của mình hay không. Mặt khác, nó sẽ loại bỏ nhu cầu ghi chú liên tục và cho phép cả hai bên tham gia nhiều hơn vào cuộc trò chuyện. Tuy nhiên, nó có thể làm cho cuộc trò chuyện của bạn kém thoải mái hơn nếu một bên lo lắng về việc ghi âm.

Cung cấp và nhận phản hồi

Một trong những khía cạnh quan trọng nhất của việc trở thành một người cố vấn là cung cấp lời khuyên và hướng dẫn trung thực và có thể hành động. Và nếu bạn đang được cố vấn, đừng ngại yêu cầu phản hồi về cách bạn đang làm và cung cấp cho người cố vấn của bạn phản hồi về cách hướng dẫn của họ đang giúp bạn.

Phong cách cố vấn của họ có hiệu quả không? Bạn đã kết hợp phản hồi của họ theo những cách nào? Họ có giao tiếp, đáp ứng và có thể tiếp cận được không? Phản hồi hữu ích cho và từ người cố vấn của bạn giúp cả hai bên tận dụng tối đa thực hành.

Hoạt động cố vấn ảo

Hoạt động cố vấn trực tiếp

Các chương trình cố vấn trực tiếp phải tập trung vào sự phát triển của người được cố vấn; Dưới đây là một số hoạt động có thể giúp họ phát triển:

Đăng ký: Nói chuyện với người cố vấn của bạn về một trải nghiệm tích cực và tiêu cực trong tuần của bạn và cho phép họ đưa ra lời khuyên về cách bạn đã làm hoặc làm thế nào bạn có thể làm tốt hơn.
Hỏi &Đáp: Đặt câu hỏi chu đáo về người cố vấn của bạn và kinh nghiệm sống của họ để học hỏi từ những thành công và sai lầm của họ.
Phát triển kỹ năng: Yêu cầu người cố vấn của bạn điều hành một hội thảo nhỏ về một kỹ năng mà họ có mà bạn muốn học hoặc cải thiện.
Lập bản đồ nghề nghiệp: Nhờ người cố vấn của bạn giúp bạn vạch ra các bước cần thiết để đạt được mục tiêu nghề nghiệp cuối cùng của bạn.
Theo dõi công việc: Xem liệu bạn có thể theo dõi hoặc đi cùng người cố vấn của mình khi họ hoàn thành các nhiệm vụ như đưa ra ý tưởng kinh doanh cho các nhà đầu tư tiềm năng hoặc tham dự cuộc họp hội đồng quản trị hay không.
Học tập dựa trên dự án: Yêu cầu người cố vấn của bạn cho cơ hội làm việc trên một dự án mà bạn tò mò.
Sự kiện hiện tại: Thảo luận với người cố vấn của bạn về các sự kiện hiện tại trong ngành hoặc thế giới và hiểu rõ hơn về cách họ nhìn thấy các xu hướng hiện tại ảnh hưởng đến tương lai.
Storytelling: Wright đề nghị kết hợp các hoạt động kể chuyện trong các kế hoạch cố vấn. “Bạn có thể bắt đầu với những câu hỏi đơn giản như, ‘Tôi muốn để lại di sản gì? Tôi có thể học được gì từ công việc phía trước? Những điều tốt nhất và tồi tệ nhất về phong cách lãnh đạo của tôi là gì? Làm thế nào tôi có thể làm tốt hơn?'”

Để có thêm lợi ích, Wright khuyên bạn nên vẽ tranh, cắt dán hoặc chia sẻ ảnh giúp kể câu chuyện của bạn một cách sáng tạo. “Kết hợp nghệ thuật vào các hoạt động cố vấn giúp tăng cường tư duy phản biện và có thể hỗ trợ các doanh nhân về mặt tâm lý, cải thiện trí nhớ và truyền cảm hứng cho khả năng phục hồi.”

Hoạt động cố vấn đồng đẳng

Nếu bạn thực hiện một chương trình cố vấn trong công ty của bạn kết hợp các nhân viên có cấp bậc hoặc vị trí tương tự với nhau, hãy thử một số chiến thuật sau:

Các buổi thuyết trình trong thang máy: Yêu cầu những người được cố vấn giúp đỡ nhau tạo ra các bài thuyết trình thang máy cho ý tưởng của họ thông qua động não, phản hồi và sửa đổi.
Các buổi giải quyết vấn đề: Khuyến khích những người được cố vấn gặp gỡ thường xuyên để thảo luận về các giải pháp cho những thách thức tại nơi làm việc.
Chia sẻ kiến thức: Cung cấp cho người được cố vấn không gian và thời gian để chia sẻ kỹ năng và kiến thức và giúp nhau học các kỹ năng mới.

Hoạt động nhóm:

Các chương trình cố vấn nhóm rất tuyệt vời để phản hồi, chia sẻ kiến thức và xây dựng cộng đồng. Một số hoạt động nên thử:

Masterminds: Là một người cố vấn, hãy gặp gỡ nhóm người được cố vấn của bạn để khám phá các lựa chọn khác nhau để phát triển doanh nghiệp của bạn hoặc đạt được các mục tiêu nghề nghiệp cụ thể khác.
Xây dựng đội ngũ: Xác định các mục tiêu chung và làm việc hướng tới chúng bằng cách động não và giải quyết vấn đề cùng nhau.
Sự kiện hiện tại: Luôn cập nhật thông tin bằng cách đọc các câu chuyện tin tức về ngành hoặc vị trí của bạn và chia sẻ những gì bạn đang học với nhóm.

Tham Khảo Thêm