Là nhà tiếp thị, chúng tôi mong muốn tạo ra trải nghiệm được cá nhân hóa cho khách hàng tiềm năng và khách hàng của mình. Tuy nhiên, những nỗ lực này thường bị cản trở bởi dữ liệu không đáng tin cậy. Cho dù bạn đã có tài khoản được một thời gian hay bạn mới được thừa kế, rất có thể bạn đã gặp phải tình huống mà dữ liệu của bạn ngăn bạn thực hiện hiệu quả một trong những nỗ lực tiếp thị của mình.
Vì vậy, làm thế nào để chúng ta giải quyết những vấn đề này trước và sau khi chúng xảy ra? Dưới đây là hai trong số các trở ngại cơ sở dữ liệu phổ biến nhất và cách quản lý chúng.
Dữ liệu thuộc tính liên hệ trùng lặp
Khi bạn có nhiều người làm việc trong một tài khoản, các thuộc tính liên hệ trùng lặp thường là một vấn đề không thể tránh khỏi. Giả sử bạn tạo một thuộc tính có tên là “lãnh thổ” và sau đó một đồng nghiệp tạo một thuộc tính có tên là “lãnh thổ bán hàng”. Bây giờ, khi bạn đang cố gắng tạo một danh sách dựa trên lãnh thổ hoặc khu vực, bạn không biết cái nào có dữ liệu phù hợp hoặc bất kỳ dữ liệu nào cả.
Trước hết, có một số biện pháp phòng ngừa bạn có thể thực hiện. Có các yêu cầu về thủ tục, chẳng hạn như tìm kiếm từ đồng nghĩa trong thanh tìm kiếm Cài đặt thuộc tính trước khi tạo thuộc tính mới, có thể đảm bảo rằng mỗi người trong nhóm của bạn đang làm việc trong công cụ theo cách thống nhất. Tài liệu xung quanh các thuộc tính thiết yếu đã tồn tại và cập nhật nhóm của bạn khi những thuộc tính mới được tạo cũng là một cách hay để giúp nhóm của bạn biết cách sử dụng những gì đã có sẵn… và không tạo ra các bản sao.
Nếu bạn đang cuộn qua các thuộc tính của mình và thấy một vài bản sao, có một vài cách để quản lý điều này. Bước một sẽ luôn là xuất danh bạ của bạn và bao gồm các thuộc tính trùng lặp trong quá trình xuất của bạn. Sau khi mở bảng tính đã tải xuống, bạn nên xác định thuộc tính nào có nhiều dữ liệu hơn hoặc dữ liệu chính xác hơn. Mục đích là để xác định thuộc tính nào trong hai thuộc tính sẽ được ưu tiên và không bị xóa. Khi bạn đã xác định thuộc tính nào cần giữ, bạn có thể hợp nhất bằng một trong hai phương pháp:
- Bạn có thể hợp nhất các cột trong Excel, có thể được nhập lại vào HubSpot. Khi bạn nhập lại, hãy nhớ ánh xạ cột mới được phối tới thuộc tính mà bạn muốn được ưu tiên. Sau đó trong bài đăng này, bạn sẽ thấy làm thế nào để nghỉ hưu tài sản khác.
- Sử dụng hành động Dòng công việc, “Sao chép liên hệ hoặc thuộc tính công ty,” để sao chép các giá trị từ thuộc tính bạn đang loại bỏ sang thuộc tính bạn dự định giữ. Một điều cần lưu ý khi sử dụng tùy chọn này là nếu bạn có các giá trị khác nhau trong cả hai thuộc tính, hành động “sao chép thuộc tính liên hệ” sẽ khiến thuộc tính gốc ghi đè lên thuộc tính đích.
Thuộc tính cần xóa
Bạn đã bao giờ cuộn qua các thuộc tính của mình và bắt gặp một tài sản từ năm 2013 mà bạn chưa bao giờ sử dụng hoặc nghe nói đến? Việc nhìn thấy này thường được theo sau với bản năng xóa, tiếp theo là nhận ra rằng xóa có thể phá vỡ một cái gì đó. Điều này chắc chắn không phải là hiếm, nhưng có nhiều cách để nghỉ hưu những tài sản này thay vì chỉ để chúng ở đó.
Một biện pháp phòng ngừa cần thực hiện là yêu cầu mô tả cho từng thuộc tính được tạo. Phần “Mô tả” tồn tại như một phần tùy chọn trên mỗi thuộc tính và bạn có thể tìm thấy trong trình chỉnh sửa thuộc tính. Để giữ cho mọi thứ thống nhất, tôi khuyên bạn nên bao gồm các yếu tố này trong mô tả tài sản của bạn:
- Mục đích tài sản
- Nơi nó được dự định sử dụng trong công cụ
- Tác giả (HubSpot cũng sẽ nắm bắt thông tin này, nhưng nó sẽ thay đổi thành “người dùng không xác định” nếu người dùng bị xóa)
- Ngày xóa nếu thuộc tính này đang được sử dụng tạm thời cho một sự kiện hoặc thử nghiệm
Nếu bạn đang tìm cách loại bỏ một tài sản, hãy tận dụng cơ hội này để quản lý tất cả các tài sản nên ngừng hoạt động. Bắt đầu bằng cách đi tới Cài đặt liên hệ của bạn và đánh dấu tất cả các thuộc tính bạn cho là không cần thiết hoặc không xác định.
Đối với mỗi thuộc tính, hãy đảm bảo kiểm tra các cột “Được sử dụng trong” và nhấp vào từng số để xem khu vực nào của HubSpot đang dựa vào thuộc tính đó (tức là biểu mẫu, danh sách và quy trình làm việc). Nếu bạn nhận thấy rằng một số thuộc tính bạn không quen thuộc là cần thiết cho cổng HubSpot của mình, hãy cập nhật nhãn của chúng để rõ ràng hơn và thêm mô tả với bất kỳ chi tiết bổ sung nào mà nhóm của bạn nên biết.
Tiếp theo, hãy quyết định thời điểm bạn định xóa các thuộc tính này. Cố gắng chọn một ngày cách đó 2-3 tháng để nhóm của bạn có đủ thời gian liên hệ nếu họ vẫn đang sử dụng một trong những thuộc tính được đánh dấu đó.
Đối với các thuộc tính mà bạn muốn ngừng hoạt động, hãy sửa đổi nhãn tài sản thành “XÓA VÀO [NGÀY]” sau nhãn tài sản. Trong Thiết đặt Liên hệ, bạn cũng có thể tạo một nhóm thuộc tính có tên “Thuộc tính sẽ bị xóa vào [NGÀY]” để giúp bạn sắp xếp tất cả các thuộc tính này.
Khi bạn đã dán nhãn và sắp xếp tất cả các tài sản đã nghỉ hưu của mình, hãy soạn thảo email cho người dùng HubSpot nội bộ của bạn để cảnh báo họ về việc dọn dẹp tài sản và đảm bảo nhóm của bạn vẫn không sử dụng bất kỳ tài sản nào trong số đó. Bạn cũng nên gửi email nhắc nhở một tuần và một ngày trước khi bạn định xóa các thuộc tính đã ngừng hoạt động.
Bước cuối cùng là chỉ cần xóa các thuộc tính bạn đã nghỉ hưu. Mặc dù thoạt nghe có vẻ khó khăn, nhưng việc xóa các thuộc tính này sẽ giúp đưa cơ sở dữ liệu của bạn vào trạng thái dễ quản lý hơn. Với một bộ tài sản đáng tin cậy và hợp nhất hơn, bạn sẽ có thể dễ dàng giải quyết dự án tiếp thị tiếp theo của mình!
Tham Khảo Thêm
Định Hướng Khách Hàng: Nó Là Gì Và Cách Thực Hiện Nó [Ví Dụ]
Thu Hút Khách Hàng Tiềm Năng Hơn Bằng Các Câu đố Vui
