Số đơn đặt hàng là khi trung tâm cho chạy hoạt động của cả nhà cung cấp và người mua. Với các tài liệu ràng buộc về mặt pháp lý này đóng vai trò là xác nhận chính thức về ý định mua hàng của khách hàng – cùng với hồ sơ chi tiết cụ thể về đơn đặt hàng của họ.
Điều quan trọng là tất cả mọi người liên quan đến việc tạo và trao đổi các tài liệu này phải theo dõi cẩn thận chúng. Nhưng làm thế nào để bạn làm điều đó? Làm thế nào bạn có thể theo dõi, lưu trữ hiệu quả và tổ chức đáng tin cậy các đơn đặt hàng của mình?
Khả năng của bạn để làm bất kỳ điều gì trong số đó bắt đầu với một cái gì đó được gọi là số đơn đặt hàng. Tại đây, chúng ta sẽ tìm hiểu thêm về bản chất của những con số đó, cách tạo hệ thống số đơn đặt hàng và các tài nguyên có sẵn để giúp bạn tạo chúng một cách nhất quán.
Số đơn đặt hàng là gì?
Số đơn đặt hàng là một số duy nhất được gán cho đơn đặt hàng – xác nhận chính thức về ý định mua hàng của người mua từ nhà cung cấp, bao gồm các chi tiết của giao dịch. Số đơn đặt hàng giúp cả nhà cung cấp và người mua theo dõi và tham chiếu các đơn đặt hàng họ đã gửi hoặc nhận.
Người mua gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp hoặc nhà cung cấp để xác nhận ý định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của họ. Tài liệu chỉ định các khía cạnh của đơn đặt hàng của họ như giá cả và số lượng yêu cầu. Khi một nhà cung cấp nhận được và chấp nhận các điều khoản của đơn đặt hàng, về cơ bản nó sẽ trở thành một hợp đồng ràng buộc về mặt pháp lý.
Điều quan trọng là các doanh nghiệp luôn cập nhật các đơn đặt hàng của họ. Như tôi đã đề cập, những tài liệu đó có ý nghĩa pháp lý đáng kể. Ngoài ra, chúng giúp các công ty duy trì hồ sơ chi tiết cho kế toán và có thể là trung tâm để giữ cho hoạt động của công ty có tổ chức và hiệu quả – đặc biệt là khi nói đến các tổ chức nhỏ hơn.
Đó là nơi số lượng đơn đặt hàng xuất hiện. Chúng cho phép các công ty ở cả hai phía của giao dịch duy trì và dễ dàng tham khảo các đơn đặt hàng của họ – giúp cả nhà cung cấp và người mua giữ cho nhau chịu trách nhiệm về chi tiết đơn đặt hàng và cho phép kiểm toán viên và kế toán dễ dàng truy cập vào các tài liệu cho mục đích thuế.
Cách tạo hệ thống số đơn đặt hàng
Có một vài con đường bạn có thể thực hiện khi tạo hệ thống số đơn đặt hàng. Một số doanh nghiệp nhỏ hơn có thể linh hoạt tạo mẫu đơn đặt hàng của riêng họ và gán số đơn đặt hàng theo cách thủ công cho đơn đặt hàng và hóa đơn với mỗi giao dịch mới.
Tuy nhiên, các doanh nghiệp lớn hơn có thể đang xử lý khối lượng giao dịch cao hơn nhiều – đến mức việc nhập số đơn đặt hàng thủ công là tốn thời gian và không thực tế một cách không cần thiết.
Đó là lý do tại sao nhiều giải pháp kế toán dựa trên đám mây có thể tự động tạo thông tin đơn đặt hàng có liên quan – bao gồm gán cho các đơn đặt hàng riêng lẻ số P.O. duy nhất.
Trình tạo số PO hàng đầu
Thuật ngữ “trình tạo số đơn đặt hàng” không bao gồm nhiều tài nguyên – đặc biệt là những tài nguyên có sẵn để mua. Tạo số đơn đặt hàng được tích hợp vào nhiều giải pháp kế toán và ERP dựa trên đám mây, vì vậy nếu bạn tận dụng một trong những hệ thống đó để tạo đơn đặt hàng và hóa đơn của mình, bạn sẽ không gặp nhiều khó khăn khi tạo các loại số nhận dạng này.
Nếu bạn tạo đơn đặt hàng theo cách thủ công hoặc thông qua một ứng dụng như Excel – và bạn không quan tâm đến số đơn đặt hàng của mình là tuần tự hoặc có độ dài cụ thể – bạn có thể sử dụng trình tạo số ngẫu nhiên hoặc thuật toán tạo số ngẫu nhiên để tạo số đơn đặt hàng của mình.
Điều đó nói rằng, có lẽ lợi ích tốt nhất của bạn là tận dụng một phần mềm kế toán hoặc ERP chuyên dụng để tạo đơn đặt hàng của bạn và lần lượt, số đơn đặt hàng của bạn. Trừ khi bạn có khối lượng bán hàng hoàn toàn thấp, có lẽ đáng để đầu tư vào một trong những hệ thống đó để giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức đáng kể.
Nơi đặt số P.O. trên hóa đơn
Để thuận tiện và nhận dạng dễ truy cập, số đơn đặt hàng thường được đặt ở đầu hóa đơn — nhưng vị trí cụ thể sẽ phụ thuộc vào mẫu P.O. bạn sử dụng. Dưới đây là ví dụ về hóa đơn từ Chargebee:
Nếu có bất cứ điều gì để rút ra từ bài viết này, đó là: Theo dõi các đơn đặt hàng của bạn. Các tài liệu này là trọng tâm để duy trì hồ sơ chính xác, được chuẩn bị cho kiểm toán và các quy trình kế toán khác, và giữ cả nhà cung cấp và người mua chịu trách nhiệm về bất kỳ sự không nhất quán nào trong cách mua hàng được thực hiện.
Số đơn đặt hàng là trung tâm cho khả năng của bất kỳ doanh nghiệp nào trong việc theo dõi các tài liệu đó, vì vậy điều quan trọng là bạn phải hiểu về chúng là gì, cách chúng được tạo và nơi bạn có thể tìm thấy chúng.
Tham Khảo Thêm
Blog: Làm Bài đăng Thân Thiện Với SEO [Danh Sách Kiểm Tra]
Định Giá Freemium: Cách Tận Dụng Nó & 4 Mô Hình Phổ Biến
