Thuê nhân tài mới là rất quan trọng để phát triển doanh nghiệp của bạn, nhưng việc tập hợp đội ngũ phù hợp có thể gây khó khăn.
Bạn phải biện minh cho sự cần thiết cho từng vị trí, và xác định mục đích, yêu cầu và ngân sách của nó. Sau đó, bạn phải mài, rửa sạch, lặp lại mỗi khi bạn tạo một vai trò mới hoặc muốn lấp đầy một vai trò trống.
Yêu cầu công việc giúp giảm bớt quá trình tuyển dụng và tuyển dụng, và đặt nền tảng cho việc tìm kiếm ứng viên thành công.
Trưng dụng công việc là gì?
Yêu cầu công việc là một tài liệu nội bộ mà các nhà tuyển dụng sử dụng để yêu cầu tuyển dụng nhân viên mới.
Khi một nhóm muốn thêm hoặc thay thế một nhân viên, người quản lý sẽ điền vào mẫu yêu cầu công việc, thường bao gồm thông tin về vai trò, nhiệm vụ, thời gian và ngân sách.
Ví dụ, George Smith, một giám đốc bán hàng trong một công ty bảo mật, thấy đội ngũ bán hàng của mình phải vật lộn để theo kịp nhu cầu. Vì vậy, anh ấy nói chuyện với người quản lý nhóm bán hàng về việc thuê thêm người. Người quản lý sau đó điền vào một yêu cầu công việc nêu rõ:
- Những lý do để mở rộng đội ngũ
- Cho dù vị trí là bán thời gian hay toàn thời gian
- Các yêu cầu của vai trò tiếp thị kỹ thuật số
- Khi anh ấy mong đợi người đó bắt đầu
- Ngân sách cho vai trò (phạm vi lương, hoa hồng và lợi ích)
Sau khi đưa nó cho George Smith, người quản lý nộp nó cho bộ phận nhân sự. Hai tuần sau, đối tác nhân sự của bộ phận bán hàng chuyển tiếp sự chấp thuận chính thức cho vai trò này và nhà tuyển dụng gọi để chuẩn bị cho quá trình tiếp nhận và tuyển dụng.
Yongming Song, Giám đốc điều hành của ứng dụng thăm dò ý kiến trực tiếp Live Poll for Slides, sử dụng các biểu mẫu yêu cầu công việc vì chúng đơn giản hóa việc tạo các bài đăng công việc chính xác.
“Nó cũng cung cấp một dấu vết giấy tờ để đăng. Nếu tôi cần bất kỳ lời biện minh nào cho các thủ tục được sử dụng để lấp đầy một vị trí, tôi có thể tham khảo các tài liệu tham khảo để hài lòng.
Tầm quan trọng của yêu cầu công việc
Quá trình trưng dụng công việc rất hữu ích vì nó:
- Khuyến khích tuyển dụng chu đáo, vì bạn phải biện minh cho sự cần thiết của vai trò
- Cung cấp cho nhà tuyển dụng nền tảng về nhu cầu của bạn và những gì được mong đợi ở ứng viên tiềm năng
- Giúp các công ty chính thức hóa quy trình tuyển dụng của họ và đảm bảo sự công bằng, minh bạch và nhất quán
- Giữ một dấu vết giấy tờ về kỳ vọng của các nhà quản lý về ứng cử viên lý tưởng
- Xác nhận tuân thủ các quy định về lao động và tài chính địa phương và quốc gia
Yêu cầu công việc so với tin tuyển dụng
Cả yêu cầu công việc và đăng tuyển dụng đều là một phần của quá trình tuyển dụng và đôi khi được sử dụng thay thế cho nhau – nhưng cả hai đều có vai trò khác nhau.
Dưới đây là các yếu tố phân biệt chính giữa yêu cầu công việc và tin tuyển dụng:
- Kiểu: Yêu cầu công việc là một tài liệu nội bộ hoặc hình thức trực tuyến, trong khi tin tuyển dụng là một quảng cáo bên ngoài được đăng lên bảng việc làm, tờ báo hoặc trang web của công ty.
- Mục đích/sử dụng: Một yêu cầu công việc được sử dụng để yêu cầu, giải thích sự cần thiết và được chấp thuận để thuê một nhân viên, trong khi một bài đăng công việc làm cho việc mở được biết đến bên ngoài tổ chức để thu hút các ứng viên tiềm năng.
- Thông tin: Yêu cầu công việc bao gồm thông tin về công việc và ngân sách, trong khi tin tuyển dụng chứa thông tin về công ty và các yếu tố của công việc, bao gồm trình độ và lợi ích tối thiểu.
- Những người liên quan: Một yêu cầu công việc được tạo ra bởi một người quản lý bộ phận và nộp cho người giám sát của họ, và được xem xét bởi HR để phê duyệt cuối cùng. Tin tuyển dụng dựa trên mô tả công việc và thường liên quan đến nhà tuyển dụng và người quản lý tuyển dụng.
- Thời gian: Một yêu cầu công việc thường được tạo ra trước khi xuất bản một công việc công khai, trong khi một bài đăng công việc được tạo ra sau khi nhân sự hoặc lãnh đạo phê duyệt yêu cầu.
Quy trình trưng dụng công việc hoạt động như thế nào
Quy trình trưng dụng công việc khác nhau giữa các công ty, nhưng các nguyên tắc là tương tự nhau.
1. Xác định nhu cầu
Những vai trò nào cần điền vào tổ chức của bạn và tại sao? Tiến hành nghiên cứu để tìm hiểu xem nó có xứng đáng với ngân sách của công ty bạn hay không. Ví dụ: bạn có thể tự hỏi:
- Vai trò mới sẽ có tác động lớn nhất ở đâu?
- Sẽ có bất kỳ tác động tiêu cực nào nếu vai trò không được lấp đầy?
- Vai trò đã phát triển như thế nào theo thời gian?
- Các kỹ năng và kinh nghiệm quan trọng cần thiết cho vai trò là gì?
- Mức lương trung bình trên thị trường cho vị trí này là bao nhiêu?
Ở giai đoạn này, người quản lý tuyển dụng thường xác định nhu cầu.
2. Điền vào mẫu đơn yêu cầu công việc
Sử dụng biểu mẫu trưng dụng công việc để ghi chú thông tin liên quan về vai trò, chẳng hạn như bộ phận, bằng cấp chính thức, thời gian biểu và ngân sách.
Sau đó viết một trường hợp kinh doanh hấp dẫn để thuyết phục lãnh đạo (nhân sự hoặc bộ phận tài chính) tại sao bạn cần thuê mới. Kết hợp các mục tiêu của công ty, vai trò sẽ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh như thế nào và bất kỳ hậu quả nào của việc không sớm lấp đầy vị trí.
Các yếu tố điển hình của mẫu yêu cầu công việc bao gồm:
- Chức danh công việc hoặc chức vụ: Chỉ định mà bạn đang tuyển dụng
- Tên người quản lý: Quản lý tuyển dụng nâng cao yêu cầu
- Sở: Nhóm, dự án hoặc bộ phận mà vai trò thuộc về
- Loại hình việc làm: Cho dù vị trí là tạm thời hay vĩnh viễn (toàn thời gian, bán thời gian, hợp đồng, thực tập, v.v.)
- Loại trưng dụng: Là trưng dụng cho một vai trò mới hay một sự lấp đầy?
- Biện minh cho việc thuê mới: Trường hợp kinh doanh để tuyển dụng, giải thích tác động đến mục tiêu kinh doanh và KPI
- Mô tả công việc: Mô tả chi tiết về vai trò (trách nhiệm, trình độ, kinh nghiệm)
- Điền ngày hoặc dòng thời gian: Ngày bắt đầu dự kiến cho vị trí
- Số lượng cơ hội: Số lượng vị trí tuyển dụng bạn đang tuyển dụng
- Ngân sách: Mức lương đề xuất và các đặc quyền hoặc lợi ích
3. Thu hút sự tham gia của các bên liên quan
Quản lý các yêu cầu công việc là một nỗ lực của nhóm liên quan đến các bên liên quan khác nhau. Trong hầu hết các trường hợp, họ bao gồm nhóm tài chính, nhóm nhân sự và giám đốc điều hành cấp cao hoặc trưởng bộ phận.
Các nhóm này có dữ liệu tuyển dụng và các công cụ phê duyệt trưng dụng cần thiết để thúc đẩy quy trình.
Nếu bạn là người quản lý tuyển dụng, hãy tập hợp tất cả các bên liên quan tham gia, để việc phê duyệt yêu cầu của bạn và đẩy nhanh quá trình tuyển dụng sẽ dễ dàng hơn. Nhấn mạnh kết quả của vị trí, cung cấp các mục tiêu và KPI rõ ràng, và cho thấy những gì họ nên mong đợi từ vai trò.
Khi bạn hoàn thành biểu mẫu trưng dụng, hãy gửi nó cho người giám sát bộ phận của bạn, người sẽ chuyển tiếp nó đến bộ phận nhân sự và / hoặc tài chính để phê duyệt.
4. Bắt đầu quá trình tuyển dụng
Sau khi mọi người đồng ý, biểu mẫu sẽ quay trở lại người quản lý tuyển dụng để ký, sau đó việc tuyển dụng có thể bắt đầu.
Bạn có thể chia sẻ bài đăng với nhóm tuyển dụng của mình hoặc thuê một cơ quan tuyển dụng bên ngoài để làm điều đó.
Yêu cầu công việc thường xanh là gì?
Một yêu cầu công việc thường xanh là một yêu cầu vẫn mở hoặc hoạt động mọi lúc. Một tổ chức hoặc nhóm có thể giữ các vị trí mở vô thời hạn để tìm đúng ứng cử viên hoặc lấp đầy các vị trí trống khi chúng xảy ra.
Các quy trình như thế này rút ngắn đáng kể thời gian tuyển dụng, điều này có lợi cho doanh nghiệp.
Các vai trò ví dụ có thể có yêu cầu công việc thường xanh bao gồm bán hàng, dịch vụ khách hàng và các vị trí có khối lượng lớn khác với tỷ lệ doanh thu cao. Nó cũng lý tưởng để sử dụng nếu vai trò khó lấp đầy.
Yêu cầu công việc thường xanh cung cấp một nguồn ứng viên nhất quán để thuê, vì vậy bạn ít có khả năng phải đối mặt với thời gian tuyển dụng kéo dài.
Bằng cách duy trì một yêu cầu thường xanh và lưu trữ các ứng dụng, đường ống tài năng của bạn được lấp đầy – vì vậy bạn không phải bắt đầu quá trình tuyển dụng từ đầu.
Ví dụ về yêu cầu công việc
Để cung cấp cho bạn ý tưởng về yêu cầu công việc trông như thế nào và những gì mong đợi, đây là mẫu yêu cầu công việc mẫu từ Tandem HR:
Đó là một tài liệu yêu cầu công việc đơn giản bao gồm tất cả các yếu tố quan trọng, mà bạn có thể mô phỏng nếu bạn đang bắt đầu hoặc phát triển doanh nghiệp của mình.
Nếu bạn có một tổ chức lớn hơn, bạn có thể sử dụng một biểu mẫu chi tiết hơn, chẳng hạn như biểu mẫu mà Đại học Bang Ohio sử dụng hoặc tạo biểu mẫu của riêng bạn. Ngoài ra, hãy tạo một mẫu yêu cầu công việc trực tuyến như mẫu này của Đại học Doane để quản lý quy trình làm việc dễ dàng hơn.
Cho dù bạn đang tạo một vai trò mới hay lấp đầy một vị trí trống gần đây, biết cách đưa ra yêu cầu yêu cầu công việc là bước đầu tiên để thu hút nhân tài. Điền vào nó một cách cẩn thận với thông tin phù hợp có thể tăng cơ hội được chấp thuận, tìm ứng viên phù hợp và thiết lập nhóm của bạn để thành công.
Tham Khảo Thêm
Làm Thế Nào để Giải Quyết 4 Phản đối Bán Hàng B2B Phổ Biến
Định Giá Freemium: Cách Tận Dụng Nó & 4 Mô Hình Phổ Biến
