Cách Xây Dựng Và Quản Lý Nhóm Nhà Văn Từ Xa

Internet đã xóa tan các rào cản địa lý từng hạn chế các doanh nghiệp, cho phép họ tạo ra các nhóm nhà thầu từ xa từ khắp nơi trên thế giới. Trên thực tế, gần một nửa số nhân viên toàn cầu là thành viên của một nhóm từ xa, theo Esna, một nhà cung cấp giải pháp truyền thông toàn cầu.

Sự gia tăng của làm việc từ xa đã mang lại nhiều cơ hội cho các doanh nghiệp quản lý người lao động trên toàn thế giới, nhưng việc giám sát các nhóm từ xa cũng có thể rất phức tạp. Tại công ty tiếp thị kỹ thuật số của tôi, Louder Online, chúng tôi dựa vào dịch vụ của các nhà thầu tài năng từ các nơi khác nhau trên thế giới để cung cấp các dịch vụ hàng đầu cho khách hàng trong nhiều ngành dọc khác nhau.

Mặc dù có nhiều lợi ích khi có các nhóm từ xa, chúng tôi cũng phải đối mặt với nhiều thách thức về hậu cần, bao gồm tìm nguồn cung ứng, thuê và quản lý các nhà văn tạo nội dung cho khách hàng của chúng tôi. Vậy làm thế nào để chúng ta xây dựng và quản lý lực lượng lao động toàn cầu của mình? Dưới đây là tổng quan chung về quy trình của chúng tôi mà bạn có thể thấy hữu ích khi xây dựng các nhóm từ xa của riêng mình.

Mục Lục:

Xây dựng đội ngũ của chúng tôi

Quá trình cung cấp nội dung chất lượng cao cho khách hàng của chúng tôi bắt đầu bằng việc thuê các nhà văn đặc biệt và những người sáng tạo nội dung khác có thể đáp ứng mong đợi của khách hàng.

Mặc dù việc tìm kiếm các nhà văn chất lượng có thể là một quá trình tốn thời gian, chúng tôi nhận thấy rằng các hướng dẫn sau đây hợp lý hóa quy trình và giúp giảm các vấn đề sau này:

Đừng dựa vào các trang web việc làm chất lượng thấp. Nhiều công ty tiếp thị nội dung phụ thuộc quá nhiều vào các trang web đấu thầu để tìm nhà thầu. Thoạt nhìn, các trang web này có vẻ như là nơi lý tưởng để tìm các nhà văn chất lượng – bu chất lượng của những người làm việc tự do đó thường không đạt tiêu chuẩn. Đôi khi bạn có thể gặp may mắn và tìm thấy một ứng cử viên chiến thắng, nhưng chúng tôi thích sử dụng các nguồn khác để tiếp cận các nhà văn chất lượng cao hơn.
Tìm nhân viên thông qua truyền miệng. Theo một nghiên cứu từ MBO Partners, 75% freelancer được tuyển dụng thông qua truyền miệng, chứng tỏ rằng đây vẫn là cách tốt nhất để tìm kiếm những người lao động tài năng. Bất cứ khi nào chúng tôi cần thuê các nhà văn mới, chúng tôi bắt đầu bằng cách nói chuyện với các nhà văn, đồng nghiệp hiện tại và những người khác trong mạng lưới của chúng tôi để tuyển dụng các thành viên mới trong nhóm.
Nhà văn triển vọng trực tuyến. Hầu hết các dịch giả tự do dày dạn kinh nghiệm đều có trang web riêng của họ, cho phép chúng tôi dễ dàng tìm kiếm các nhà thầu và xem xét các mẫu công việc của họ. Nếu chúng tôi tìm thấy các ứng viên mà chúng tôi thích, một email tiếp cận đơn giản thường là đủ để khiến họ đủ quan tâm đến các dự án của chúng tôi để thực hiện một bài viết thử nghiệm.

Sau khi xác định các ứng viên tiềm năng, chúng tôi thực hiện các bước sau để xác định nhà văn nào sẽ phù hợp với khách hàng của chúng tôi:

Kiểm tra bộ kỹ năng. Một nhà thầu có thể có tài liệu tham khảo và mẫu tuyệt vời, nhưng vẫn thiếu chuyên môn chuyên môn cần thiết cho một dự án nhất định. Để kiểm tra điều này, chúng tôi tiến hành đánh giá kỹ năng để xác định ứng viên nào sẽ làm việc tốt nhất cho mỗi dự án. Chúng tôi nhận thấy rằng cách tốt nhất để xác định sự phù hợp của ứng viên là cung cấp cho họ một dự án thử nghiệm và xem họ thực hiện tốt như thế nào trong môi trường trực tiếp. Nếu chúng tôi tìm thấy các nhà văn giỏi, nhưng không phù hợp với một khách hàng cụ thể, chúng tôi có thể cố gắng kết hợp họ với một dự án phù hợp hơn trong tương lai.
Xác định các rào cản. Cơ quan của chúng tôi có trụ sở tại Úc, nhưng khách hàng của chúng tôi ở khắp nơi trên thế giới. Do đó, chúng ta thường cần cả những nhà văn sử dụng tiếng Anh Úc và những người sử dụng tiếng Anh Mỹ. Xác định những rào cản này và đảm bảo rằng chúng tôi đang thực hiện các bước để ngăn chặn chúng can thiệp vào việc phân phối nội dung là một phần quan trọng để giữ cho khách hàng của chúng tôi hài lòng.
Thảo luận về giá cả. Rõ ràng, chúng tôi không thể đủ khả năng để thuê các nhà văn tính phí nhiều hơn những gì khách hàng của chúng tôi đã phân bổ cho việc tạo nội dung. Trong khi chúng tôi sẽ thảo luận về tỷ lệ trước, chúng tôi cũng thấy rằng một số nhà văn sẵn sàng thương lượng mức giá của họ để đổi lấy lời hứa về công việc ổn định.
Đạt được thỏa thuận. Để có kết quả tốt nhất, bạn nên thiết lập một thỏa thuận chi tiết cho tất cả các nhà thầu của mình, chỉ định các điều khoản của chúng tôi về thanh toán, tiêu chuẩn chất lượng, khối lượng sản xuất, thời hạn và các yếu tố khác. Điều này đảm bảo cả hai bên sẽ hài lòng với sự sắp xếp và ngăn chặn những bất đồng trong tương lai.
Theo dõi và cung cấp phản hồi. Đừng chỉ thuê các nhà văn và để họ cho các thiết bị của riêng họ. Chúng tôi liên tục theo dõi các nhà thầu của mình và cung cấp phản hồi cho họ trong suốt quá trình để đảm bảo rằng họ luôn cung cấp chất lượng công việc được yêu cầu.

Tất cả những điều này nghe có vẻ tốn thời gian, nhưng hãy nhớ rằng việc thuê đúng nhà thầu ngay từ đầu có thể dễ dàng cắt giảm thời gian chúng ta cần dành cho các hoạt động này xuống một nửa hoặc hơn.

Quản lý các nhà văn của chúng tôi

Như bạn có thể mong đợi, quản lý một nhóm từ xa rất khác so với giám sát các nhà thầu trong môi trường văn phòng truyền thống, vì chúng tôi không thể luôn trả lời các câu hỏi ngay lập tức hoặc cung cấp phản hồi trong thời gian thực. Để bù đắp, chúng tôi đã phát triển một bộ quy trình nội bộ và đầu tư vào các công cụ hợp lý hóa hiệu quả và đảm bảo rằng nhân viên của chúng tôi có thể sản xuất nội dung chất lượng cao một cách đáng tin cậy.

Dưới đây là tổng quan về hệ thống mà chúng tôi sử dụng để đảm bảo nhân viên có các nguồn lực họ cần và giữ cho họ tiếp tục công việc.

Tạo ra một hệ thống truyền thông tập trung.

Từ kinh nghiệm trong quá khứ của chúng tôi, chúng tôi đã thấy rằng một mình email là một phương tiện không hiệu quả để giao tiếp. Thay vào đó, chúng tôi sử dụng kết hợp Asana và Google Docs để tất cả các thành viên trong nhóm có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và giao tiếp với nhau.

Cung cấp chiến lược và hướng dẫn nội dung rõ ràng.

Cụ thể, chúng tôi sử dụng Google Tài liệu để chia sẻ mẫu chiến lược nội dung được phát triển nội bộ với tất cả các nhà văn của chúng tôi theo dõi kỳ vọng và nguyên tắc tạo nội dung trên cơ sở từng khách hàng.

Hiện tại, mẫu chiến lược của chúng tôi bao gồm các thông tin sau:

Tổng quan về chiến lược nội dung chung của chúng tôi cho từng khách hàng.
Cấu trúc nội dung mà người viết phải tuân theo (bao gồm độ dài bài đăng trên blog, giọng điệu, định dạng và hơn thế nữa).
Nghiên cứu sơ bộ giúp các nhà văn của chúng tôi bắt đầu.
Cấu trúc tiêu đề được đề xuất mà người viết có thể muốn theo dõi trong bài đăng của họ.
Lịch biên tập tổng thể với thời hạn cho từng phần nội dung sẽ được tạo.
Tài nguyên cho phép chúng tôi lấy các chủ đề diễn đàn có liên quan từ Reddit và Quora để phát triển ý tưởng nội dung.
Hướng dẫn sử dụng các công cụ như BuzzSumo để tìm ra loại nội dung nào hoạt động tốt nhất trong các ngành của khách hàng của chúng tôi.

Về cơ bản, mẫu chiến lược nội dung của chúng tôi được thiết kế đủ toàn diện để người lao động hiểu được kỳ vọng của chúng tôi mà không làm họ choáng ngợp với các chi tiết không cần thiết.

Ngoài chiến lược nội dung như hình trên, chúng tôi cung cấp cho người viết các tài nguyên bổ sung, chẳng hạn như liên kết đến trang web của khách hàng, các chủ đề được đề xuất từ khách hàng và bất kỳ yêu cầu khách hàng đặc biệt nào để họ có thể bắt đầu chạy và tạo nội dung mà không yêu cầu đầu vào của chúng tôi từng bước.

Tinh chỉnh quy trình

Nhìn chung, quá trình này đã giúp chúng tôi thiết lập mối quan hệ làm việc tuyệt vời với một mạng lưới rộng lớn các nhà thầu và đảm bảo họ đáp ứng mong đợi của khách hàng – nhưng luôn có chỗ để cải thiện.

Để tinh chỉnh quy trình của mình, chúng tôi liên tục tìm kiếm phản hồi từ các biên tập viên, nhà văn và các dịch giả tự do khác, cũng như theo dõi kết quả của khách hàng để tìm chỗ để cải thiện.

Trên thực tế, mẫu chiến lược hiện tại mà chúng tôi sử dụng là kết quả của các đề xuất được đưa ra cho chúng tôi bởi các khách hàng và dịch giả tự do trong quá khứ. Ví dụ, cấu trúc dự án cụ thể mà chúng tôi sử dụng trong Asana đến từ một trong những dịch giả tự do của chúng tôi, người đã mang nó theo cô ấy từ một nhà tuyển dụng trước đây:

Chúng tôi đã mất thời gian để phát triển tất cả các hệ thống này, nhưng kết quả là, chúng tôi có thể tạo ra nội dung đặc biệt với những thất bại tối thiểu, do chúng tôi tập trung vào tính nhất quán và cải tiến liên tục.

Cho dù bạn sử dụng nhân viên làm việc từ xa để sản xuất nội dung cho doanh nghiệp của mình hay cho bất kỳ khách hàng nào bạn phục vụ, hãy thử các quy trình ở trên. Bằng cách tập trung vào việc xây dựng các hệ thống có thể mở rộng và thu hút các dịch giả tự do chất lượng cao, bạn sẽ có thể khai thác sức mạnh của lực lượng lao động từ xa để tạo ra nội dung tuyệt vời theo cách hiệu quả, giá cả phải chăng.

Bạn có sử dụng dịch giả tự do để giúp tạo nội dung của mình không? Nếu vậy, hãy chia sẻ bất kỳ mẹo hoặc thủ thuật nào khác mà bạn đã phát triển trong phần bình luận bên dưới.

Tham Khảo Thêm