Cập nhật: ngày 15 tháng 6 năm 2021
Xuất bản: Ngày 15 tháng 6 năm 2021
Làm sao để tạo thói quen làm việc một cách hiệu quả mà không bị xao nhãng công việc của bạn?
Không ai muốn trì hoãn. Không ai muốn có cảm giác lo âu. Không ai muốn phải đối mặt với những sự xao nhãng mỗi ngày.
Và đúng là chúng ta như vậy. Kể cả bản thân tôi cũng thế.
Nhưng còn về những người thành công trên thế giới?
Làm cách nào mà họ có thể giữ vững tâm trí? Chắc chắn rằng, họ phải đối mặt với những sự xao nhãng mỗi ngày. Những thói quen nào giúp họ có thể tập trung hơn? Đó chính là những câu hỏi chúng ta đặt ra để tìm kiếm.
Thói quen của người người làm việc hiệu quả
Hãy đi sâu vào trong tâm trí của những người đạt được những thành công lớn, chúng ta muốn tìm kiếm điều gì ở họ:
- Làm cách nào mà họ có thể giữ vững được những thói quen tập trung và vượt qua những yếu tố làm giảm hiệu suất
- Làm cách nào mà họ có thể có rất nhiều năng lương trong cả ngày, mà không hề dựa vào các thứ liên quan đến caffeine?
- Làm cách nào họ tránh được những cám dỗ của sự trì hoãn, và nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung tinh thần
Sau hàng tiếng đồng hồ nghiên cứu, chúng tôi đã phát hiện ra 15 thói quen khiến họ tránh xa được sự trì hoãn.
Tôi có nên nghỉ giải lao?
“Chắc chắn rồi! một buổi giải lao ngắn có thể cải thiện sự tập trung, sự năng suất, và sự sáng tạo. “Tận dụng nhịp sinh học hàng ngày và nhịp sinh học ngắn để mở khoá những tiềm năng của bản than và đưa cho bộ não một sự nghỉ ngơi.”
Nghiên cứu thông qua (đây và đây) rằng những khoảng nghỉ ngắn sau khi thực hiên nhiệm vụ một cách đáng kể để cải thiện sự tập trung và hiệu suất của một người. Tại sao?
Tốt, đồng hồ sinh học của chúng ta được chia ra thành 2 phần chính:
- Nhịp sinh học hàng ngày
- Nhịp sinh học ngắn
Nhịp sinh học hàng ngày của chúng ta – chúng có thể chạy 24 tiếng – cơ thể của chúng ta sẽ tự nhiên tự xuất ra những tế bào melatonin, điều khiển khi chúng thiếu năng lượng hoặc mệt mỏi. Đây chúng ta có thể xem nó như thế nào:
Nhịp sinh học ngắn, chúng hoạt động trong 90 phút, là những biến động của năng lượng suốt cả ngày.
Ví dụ, chúng ta có thể “rơi vào trạng thái” khoảng 90 phút, nhưng sau khi đó, chúng ta sẽ cảm thấy mệt mỏi và cần phải nạp năng lượng lại. Đó là Nhịp sinh học Siêu nhịp tự nhiên trong cơ thể chúng ta bắt đầu hoạt động, có vẻ như thế này.
Người năng suất cao hiểu rằng việc kiểm soát năng lượng của họ là quan trọng nhất như cách họ quản lý thời gian của bản thân.
Và “Kĩ thuật Pomodoro” là một cách hiệu quả để bắt đầu đưa nó vào thực hành
Thói quen 2: Công việc họ thực hiện bằng cách làm ngược từ tương lai
Steve Jobs đã từng nói rằng:
“Nếu hôm nay là ngày cuối cùng của cuộc đời của bạn, liệu bạn có muốn làm những gì bạn muốn làm trong hôm nay?
– Steve Jobs –
Nếu hàng ngày trải qua với câu trả lời là “không”, ông ấy sẽ điều chỉnh lối sống và thói quen của mình sao cho hiệu quả để đến khi ông ấy có thể tự mình trả lời là “có” (điều này cuối cùng đã tạo ra một công ty lớn nhất hiện nay với giá trị lên tới 702 tỷ đô la). Điều này giúp Steve có được những mục tiêu dài hạn và giữ vững động lực.
Người năng suất cao thường suy nghĩ về ngày cuối cùng họ sống. Họ xác định cách họ muốn được nhớ đến. Những di sản mà họ muốn để lại. Hoặc điều họ muốn mọi người sẽ nói đến họ khi dự đám tang của họ.
Khi họ làm việc ngược lại để đạt được những mục tiêu đó.
Điều này liên quan đến các lý thuyết và mô hình tâm lý về động lực. Nếu chúng ta thúc đẩy những mục đích, chúng ta có khả năng làm việc chăm chỉ hơn. Như tác giả nổi tiếng Simon Sinek nói rằng:
“Con người không quan tâm thứ họ làm; họ quan tâm tại sao họ lại làm như vậy”
“Tuyên bố Sứ mệnh Cá nhân là gì?
Những người có hiệu suất cao thường bắt đầu bằng việc xác định mục đích hoặc ‘tuyên bố sứ mệnh cá nhân’ của họ. Xác định sứ mệnh này tạo ra mục tiêu dài hạn và từ đó tạo ra thói quen. Mục tiêu dài hạn tạo ra những mục tiêu nhỏ. Những mục tiêu nhỏ tạo ra danh sách công việc cần làm.”
Do đó, cái quan trọng là xác định được mục đích của chúng ta. Còn của bạn là gì?
Bước hành động: sứ mệnh của bản thân
Viết Tuyên bố Sứ mệnh Cá nhân cần yêu cầu từ sự quan sát. Bằng cách hỏi chính bản thân:
- Tôi thật sự đam mê điều gì? (chú ý mẹo: Để tìm ra điều mà bạn đam mê, hỏi bản thân, “nếu tất cả công việc đó đều trả lương giống nhau, điều gì làm bạn muốn làm việc?”
- Bạn có thể làm tốt hơn hầu hết mọi người ở điểm gì? Hoặc điều đó dễ dàng gì hơn đối với bạn so với người khác.
- Điều gì bạn muốn mọi người nói về bạn tại lễ tang?
Thói quen 3: Tạo những việc cần làm và cho hạn chót con vào các buổi tối trước đó.
Ví dụ, hãy nói rằng nhiệm vụ quan trọng nhất là hoàn thành một bộ slide trình bày gồm 10 trang. Một người có hiệu suất cao sẽ tạo ra các hạn chót con cho nhiệm vụ đó vào buổi tối trước, có vẻ như sau:
- 9:00 – 10:00 sáng: Tạo bản tóm tắt cho bài trình bày
- 10:00 – 11:30 sáng: Viết nội dung cho bài trình bày
- 11:30 sáng – 12:30 trưa: Tạo tất cả hình ảnh cho bài trình bày
- 12:30 trưa: Ăn trưa với Rose
Việc tạo các hạn chót con buộc mọi người tuân theo bởi luật Parkinson. Đây là điều thiết yếu để tạo nên thói quen nghĩa là nếu điều gì đó diễn ra vào phút cuối cùng, thì nó chỉ mất vài phút để làm.
Bước Hành động: Viết Danh sách Công việc Vào Buổi Tối
Lập kế hoạch cho cả ngày vào buổi tối trước.
- Bước 1: Xác định nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.
- Bước 2: Chia nhiệm vụ đó thành các công việc nhỏ hơn.
- Bước 3: Tạo hạn chót cho từng công việc nhỏ hơn.
Việc này buộc bạn tuân thủ theo các hạn chót chặt chẽ và thực tế về những gì bạn có thể hoàn thành.
Thói Quen 4: Họ tận dụng các công cụ để ngăn chặn sự xao nhãng từ bên trong.
Chắc chắn, rất dễ để lên kế hoạch cho ngày của bạn, nhưng những sự phân tâm vẫn luôn diễn ra. Và nó xảy ra trong hai hình thức:
- Sự xao nhãng từ bên trong chúng ta
- Sự xao nhãng từ người khác
Thường xuyên, những sự xao lẫn lớn nhất đến từ bên trong. Chúng ta nghĩ về một điều gì đó, sau đó tìm kiếm trên Google. Chúng ta kiểm tra Facebook, Twitter, hoặc những trang web khác nhau. Hoặc chúng ta sẽ bắt đầu chuyển qua những ứng dụng gây nghiện khác trên điện thoại
Cách Loại Bỏ Sự Xao Lẫn Từ Bên Trong:
- Tải các ứng dụng chặn trang web, chẳng hạn như StayFocusd, để giới hạn thời gian dành cho một số trang web cụ thể (ví dụ: Facebook).
- Tắt Wi-Fi khi làm việc với MITs (nhiệm vụ quan trọng nhất).
- “Chôn” các ứng dụng gây xao lẫn vào trang cuối cùng của điện thoại.
- Tách biệt bản thân bằng một laptop đã sạc đầy, sau đó đua với thời lượng pin để hoàn thành nhiệm vụ chính (còn gọi là Cuộc đua với Pin Cạn)
Tất cả bốn gợi ý này sẽ giảm đáng kể sự xao lẫn. Nhưng còn về sự xao lẫn từ người khác?
Bước Hành động: Bảo vệ Bản Thân Khỏi Sự Xao Lẫn Từ Bên Trong
Ngăn chặn sự xao lẫn từ bên trong bằng cách tuân theo các bước sau:
Bước 1: Tải Stay Focused để ngừng trì hoãn trên Facebook, Twitter, v.v.
Bước 2: “Cất” các ứng dụng gây xao lẫn vào trang cuối cùng của điện thoại
Bước 3: Tắt Wi-Fi để loại bỏ bất kỳ “Lướt web vào Vũ trụ Đen” tiềm năng nào
Thói Quen 5: Họ duy trì một danh sách công việc riêng biệt cho sự xao lẫn hàng ngày.
Làm thế nào những người có hiệu suất cao duy trì sự tập trung giữa lúc xử lý email, điện thoại, tin nhắn, và những yêu cầu khác?
Họ duy trì một danh sách công việc riêng biệt cho những xao lẫn hàng ngày.
Ví dụ, nếu một đồng nghiệp yêu cầu họ xem xét các trang trình bày về bán hàng của họ, họ có thể phản hồi bằng điều gì đó như:
Re: Bạn có thể xem qua cái này không?
Chào (tên),
Không vấn đề gì, tôi vui lòng giúp đỡ.
Lúc này tôi đang gấp rút với một hạn chót, vậy nên có thể tôi sẽ trả lời bạn sau vào cuối ngày được không?
Chín trên mười lần, câu trả lời sẽ là “Chắc chắn, không vấn đề gì!”
Sau đó, yêu cầu này được ghi vào một danh sách công việc riêng biệt, sẽ được hoàn thành sau nhiệm vụ quan trọng nhất của ngày.
Dwight Eisenhower có một lời trích tuyệt với như này:
Điều quan trọng không luôn luôn là cấp bách. Và điều cấp bách không luôn luôn quan trọng.
Những người có hiệu suất cao không để những xao lẫn hàng ngày dẫn họ ra khỏi mục tiêu dài hạn của họ.
Một công cụ hữu ích để xác định những xao lẫn này là Ma trận Eisenhower, giúp làm rõ nhiệm vụ quan trọng so với nhiệm vụ cấp bách. Dưới đây là một số ví dụ:
Để xác định Ma trận Eisenhower của bạn, hãy bắt đầu bằng việc quyết định công việc nào quan trọng với bạn? Còn công việc nào không? Những gì thường xuyên gây xao lẫn? Ghi chú lại:
- Các công việc có tác động lớn nhất đối với sự nghiệp của tôi là ______________.
- Các công việc tôi thường xuyên thực hiện, nhưng không đóng góp đáng kể cho sự phát triển sự nghiệp dài hạn là ___________.
- Những sự xao lẫn thường xuyên xảy ra hàng ngày của tôi là _____________.
Sau đó, xem xét cách bạn có thể giao phó hoặc ủy thác các công việc có ít tác động nhất.
Thói quen thứ 6: Họ sử dụng công cụ Email/ hệ thống để tối ưu hoá
Email thật là phiền hà !!
Nó có thể giống như câu chuyện Hy Lạp về Sisyphus. Dù ta cố gắng hết mình để đạt được hòm thư rỗng, luôn có điều gì đó mới lại xuất hiện. Cảm giác như ta đang đẩy một tảng đá lên một ngọn đồi:
Phần mềm quản lý dự án có thể tích hợp với phần mềm email như Outlook và Gmail, giúp tập trung thông tin liên lạc và quy trình làm việc của bạn để tạo nên một không gian làm việc thống nhất. Tích hợp email giúp làm cho các luồng email tách biệt trở nên hiển thị cho bất kỳ ai bạn cùng làm việc, giảm thời gian không cần thiết cho việc đồng bộ hóa với nhóm của bạn.
Việc gom nhóm email, một phương pháp có hệ thống để kiểm tra email trong các khoảng thời gian cố định trong suốt ngày, giúp kiểm soát email. Nhưng nếu tình hình thực sự rối ren và bạn nhận hàng trăm email mỗi ngày.
SaneBox được sử dụng bởi những người thành công trong nhiều ngành công nghiệp khác nhau, chẳng hạn như Hiten Shah (CEO của KissMetrics), Tony Robins (người nổi tiếng truyền thông), và Amy Hubbard (đạo diễn cast của The Hobbit).
HubSot Sales là một công cụ tăng hiệu suất email khác. Nó cho phép bạn biết khi ai đó mở một email quan trọng, cho phép lên lịch gửi email vào tương lai, và xem hồ sơ liên hệ trong hộp thư đến.
Unroll.me là một công cụ tuyệt vời khác. Nó cho phép bạn hủy đăng ký khỏi nhiều danh sách email cùng lúc:
Clean Email là một công cụ hủy đăng ký email tuyệt vời khác. Ngoài việc loại bỏ các bản tin và thông điệp quảng cáo bạn không cần nữa, CleanEmail sắp xếp tất cả email vào các gói dễ xem như email tài chính, email du lịch, email từ “đường cùng”, và nhiều hơn nữa. Hơn nữa, tính năng tự động hóa của nó cho phép bạn áp dụng bất kỳ hành động nào cho email mới đến mà không cần thao tác thủ công.
Cuối cùng, việc học các phím tắt trong email có thể tiết kiệm đến 60 giờ mỗi năm. Có phím tắt email cho Gmail, Outlook và Apple Mail.
Bước Hành động: Tải về Các Công cụ Tăng Hiệu Suất Email
Hãy thử các công cụ tăng hiệu suất email như:
SaneBox để lọc ra các email không quan trọng.
Sidekick để biết khi ai đó mở một email (cùng lên lịch gửi email và hồ sơ liên hệ).
Unroll.me để hủy đăng ký hàng loạt khỏi các bản tin.
Đây là “ba công cụ hàng đầu” về tăng hiệu suất email giúp quản lý hộp thư đến dễ dàng hơn.
Thói quen 7: Họ tích hợp việc tập thể dục và ăn uống lành mạnh vào lịch trình hàng ngày để tăng năng lượng tinh thần.
Brian Balfour, một doanh nhân và nhà đầu tư thành công, coi não bộ của mình như một cơ bắp:
“Hãy xem não bộ của bạn như một cơ bắp. Giống như cánh tay hoặc chân của bạn, não cần nhiên liệu để làm việc, cần tập luyện để mạnh mẽ hơn, và cần nghỉ ngơi để phục hồi. Sự thể chất tổng thể là nền tảng cho năng lượng tinh thần. Nếu bạn ăn không tốt, thừa cân và tổng thể không khỏe, bạn làm thế nào để não của bạn trở nên khỏe mạnh? Liên quan đến chế độ ăn uống của chúng ta, có một số thực phẩm là nguồn nhiên liệu lành mạnh và một số thực phẩm sẽ khiến bạn cảm thấy mờ mịt và mệt mỏi.”
Nghiên cứu chứng minh rằng việc tập thể dục làm cho não bộ của chúng ta tỉnh táo, tập trung và có khả năng tập trung tốt hơn. Đó là nhiên liệu cho não bộ của chúng ta, giống như những gì chúng ta ăn. Ví dụ, so sánh hai bữa trưa sau đây:
Nếu ăn bữa trưa với bánh mì lợn nướng BBQ, bạn sẽ sau đó cảm thấy buồn ngủ do thức ăn. Nhưng nếu ăn món salad, bạn đang cung cấp cho cơ thể các dưỡng chất quý giá, giúp bạn cung cấp nhiều năng lượng hơn trước.
Những bữa trưa không lành mạnh (ví dụ: sandwich lợn nướng BBQ và khoai tây chiên) làm tăng đường huyết, gây ra sự tăng đột ngột của insulin, dẫn đến cảm giác buồn ngủ.
Và chúng ta cũng biết rằng, không thể tập trung qua cảm giác buồn ngủ sau bữa ăn.
Bước Hành động: Tạo “Thói Quen Nhỏ” Lành Mạnh
Tiến sĩ tâm lý học hành vi tại Stanford, Tiến sĩ BJ Fogg, khuyến khích mọi người thử “Thói quen nhỏ.” Đó là những hành động bé nhỏ, dễ thực hiện, kích hoạt sự thay đổi hành vi dài hạn.
Để tập thể dục nhiều hơn: Bắt đầu bằng việc chạy trong vòng hai phút mỗi ngày. Khi bạn cảm thấy thoải mái hơn, hãy chạy ba phút. Sau đó là bốn phút. Tăng dần trong các khoảng thời gian bé nhỏ cho đến khi bạn đã xây dựng việc chạy thành một thói quen.
Để ăn lành mạnh hơn: Hãy ăn salad vào mỗi thứ tư trong bữa trưa. Còn vào bất kỳ ngày nào khác, bạn có thể ăn không lành mạnh. Tuần sau, hãy ăn salad vào thứ tư và thứ sáu. Tuần sau đó, hãy ăn salad vào thứ hai, thứ tư và thứ sáu. Chỉ cần tăng dần trong các khoảng thời gian nhỏ cho đến khi nó trở thành một phần của lịch trình hàng ngày của bạn.
Thói quen 8: Tối ưu hoá kĩ năng làm việc nhanh trên máy tính
Những người có hiệu suất cao làm việc rất nhanh chóng trên máy tính của họ. Dưới đây là một số cách họ làm điều đó:
- Họ tăng tốc độ của chuột. Chúng ta sử dụng chuột hàng ngày, vậy tại sao không làm cho việc điều hướng máy tính nhanh hơn?
- Họ học các phím tắt. Phím tắt cho Google Chrome, Evernote, email, Google Docs, điều hướng trên Mac, điều hướng trên Windows… danh sách này còn dài dài. Chúng làm tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Sử dụng các công cụ để tìm kiếm ứng dụng nhanh chóng. Noah Kagan, một doanh nhân, ưa thích một công cụ miễn phí có tên là Alfred (dành cho Mac). Nó giúp tìm nhanh các chương trình cần mở.
- Tăng tốc độ gõ. Gõ nhanh hơn đồng nghĩa với việc hoàn thành công việc nhanh hơn. Nếu bạn gõ chậm hơn 80 từ trên mỗi phút (kiểm tra gõ miễn phí tại đây), tức là trung bình của người làm việc liên quan đến máy tính, hãy tập trung vào việc tăng tốc độ gõ của bạn.
- Sử dụng hai màn hình. Cài đặt này có thể tăng năng suất của bạn lên đến 50%. Không còn phải chuyển đổi giữa các nhiệm vụ và tài liệu nữa.
Đây chỉ là một vài bược đơn giản để tang tốc độ của bạn ngày qua ngày trên máy tính
Cách Tăng Tốc Độ Máy Tính
- Tăng tốc độ của chuột.
- Dành một chút thời gian để xem xét các chương trình bạn sử dụng nhiều nhất và học các phím tắt cho chúng.
- Tải về Alfred (dành cho Mac) hoặc Launchy (dành cho Windows) và không bao giờ cần sử dụng tab Ứng dụng hoặc menu Bắt đầu nữa.
- Làm bài kiểm tra gõ. Nếu bạn gõ chậm hơn 80 từ trên mỗi phút, hãy tham gia các khóa học để đạt ít nhất 80 từ trên mỗi phút.
Thói quen 9: Xem thất bại là cơ hội học hỏi.
Theo Tiến sĩ tâm lý học, Carol Dweck, chúng ta có hai thái độ tư duy có thể:
- Thái độ tư duy cố định
- Thái độ tư duy phát triển
Thái độ tư duy cố định giả định rằng kỹ năng, phẩm chất và bản tính của chúng ta đã được xác định.
Đó là lý do khiến người ta nói, “Ồ, tôi không phải là người hòa đồng.” Hoặc, “Tôi chưa bao giờ là người làm bài kiểm tra tốt.” Họ chấp nhận thất bại, xem kỹ năng và khả năng của họ như một loại kỹ năng cố định và không thể thay đổi, được trao cho họ từ trước. Họ tìm kiếm sự chấp nhận từ người khác và xem thất bại là sự thất bại.
Thái độ tư duy phát triển, ngược lại, tin rằng tất cả kỹ năng và phẩm chất có thể học được.
Nếu bạn yếu kém trong việc viết, bạn có thể học để trở thành người viết giỏi hơn. Nếu bạn kém trong việc bán hàng, bạn có thể học để trở nên giỏi hơn. Họ thích thách thức và xem thất bại như một cơ hội học hỏi.
Dưới đây là một minh họa tuyệt đẹp từ Nigel Holmes về sự khác biệt giữa thái độ tư duy cố định và thái độ tư duy phát triển:
Hãy dành một chút thời gian để nghĩ về những người trong cuộc sống của bạn có hai thái độ tư duy này. Ai luôn bỏ cuộc dễ dàng, thừa nhận thất bại? Ai luôn cố gắng học hỏi điều gì đó mới?
Nhưng quan trọng nhất, bạn thuộc loại nào?
Bước Hành động: Thời Gian Tự Xem Xét
Tự hỏi xem bạn đã từng nói những câu sau đây:
“Tôi sẽ không bao giờ thành công trong bán hàng. Tôi không phải là người thích giao tiếp với người khác.”
“Tôi sẽ không bao giờ trở nên giỏi trong nói trước đám đông. Tôi chỉ cảm thấy lo lắng, bắt đầu đổ mồ hôi và cảm thấy không thoải mái.”
“Tôi luôn là người viết kém. Tôi đã chấp nhận rằng tôi sẽ mãi kém.”
Nếu có, bạn có thể có thái độ tư duy cố định. Hãy tự nhắc mình rằng mọi thứ có thể học được. Bất kỳ kỹ năng nào, dù bạn có thể thất bại đến đâu, đều có thể học được.
Để biết thêm về việc thay đổi tư duy của bạn, hãy đọc cuốn sách “Tư Duy: Tâm Lý Học Mới Về Thành Công” của Carol Dweck.
Thói quen 10: Họ giao việc không cần tư duy cho người khác.
Những người cực kỳ hiệu suất tập trung chỉ vào những điều họ chuyên biệt … sau đó giao phần còn lại cho người khác.
Cần phải làm bất cứ điều gì sau đây không?
- Nhập dữ liệu vào bảng tính mà không cần suy nghĩ. Thuê một trợ lý ảo với giá từ 5 đến 10 đô la/giờ từ UpWork hoặc FancyHands để giúp bạn.
- Giặt quần áo, dọn dẹp phòng ngủ và lau sàn phòng tắm. Sử dụng dịch vụ như Handy để giao phần công việc làm nhà cửa cho người khác.
- Mua thực phẩm từ cửa hàng. Sử dụng Instacart để có thực phẩm được giao đến cửa bạn.
Những người cực kỳ hiệu suất không nghĩ, “Nhưng điều này tốn kém quá! Tôi thà tiết kiệm tiền và tự làm.”
Thay vào đó, họ xem xét mức lương của họ dưới góc độ từng giờ. Ví dụ, nếu ai đó kiếm 40 đô la/giờ và họ cần hoàn thành công việc trị giá 6 giờ, họ có thể:
- Tự làm nó với giá 240 đô la (40 đô la/giờ x 6 giờ).
- Trả người khác với giá 90 đô la (15 đô la/giờ x 6 giờ).
Việc giao việc này cho người khác giờ đây mở ra 6 giờ để kiếm 40 đô la/giờ bằng cách làm việc, thay vì làm sạch.
Trong khoảng thời gian đó, người đó có thể kiếm được 240 đô la. Trừ đi 90 đô la cho việc giao việc cho người khác và người đó tiết kiệm được 150 đô la thay vì tự làm công việc đó.
Xem xét các nhiệm vụ dưới góc độ từng giờ không chỉ tiết kiệm thời gian … nó còn tiết kiệm tiền.
Bước Hành Động: Xác Định Các Nhiệm Vụ Cần Giao
Thực hiện theo quy trình ba bước sau:
Bước 1: Xác định các nhiệm vụ bạn ghét làm, nhưng dễ dàng thực hiện. Nhập dữ liệu vào bảng tính? Giặt quần áo? Mua thực phẩm?
Bước 2: Tìm các trang web để giao việc cho họ. Sử dụng UpWork hoặc FancyHands cho trợ lý ảo. Sử dụng Handy cho các công việc trong nhà. Sử dụng Instacart để giao thực phẩm. Sử dụng Fiverr cho các dự án chuyên ngành với giá 5 đô la. Hoặc thử 99Designs cho các dự án thiết kế. Nếu có điều gì đó cụ thể bạn muốn giao việc, không được đề cập ở đây, hãy bình luận dưới đây và tôi sẽ giúp xác định một giải pháp.
Bước 3: Việc đưa ra hướng dẫn cũng mất thời gian. Sử dụng mẫu email để giao việc và tiết kiệm đến 520 giờ mỗi năm.
Thói quen 11: Thiền.
Một số người được tôn trọng nhất trên thế giới thực hành thiền. Danh sách này bao gồm:
- Mark Benioff, CEO của Salesforce
- Arnold Schwarzenegger, diễn viên và chính trị gia
- Tim Ferriss, doanh nhân và tác giả
- Martin Scorsese, đạo diễn phim
- Ray Dalio, quản lý quỹ đầu cơ
Sử dụng hình ảnh chụp cắt MRI chức năng (fMRI), các nhà khoa học có thể hình dung sự khác biệt trong não của chúng ta trước và sau khi thiền. Mà không cần quá kỹ thuật, thiền giúp não của chúng ta chậm lại và ngừng xử lý thông tin quá nhanh:
Thiền giúp làm dịu thăng bộ trước trán (hoặc vỏ não trước), nơi logic và sáng tạo xuất phát. Điều này giúp chúng ta tập trung tốt hơn, giảm căng thẳng, tăng sáng tạo, tăng lòng từ bi, cải thiện trí nhớ và giảm căng thẳng.
Các lợi ích của thiền là vô tận, đó là lý do tại sao nhiều người thành công tin vào nó.
Bước Hành Động: Tải “Headspace”
Headspace là ứng dụng cho iPhone và Android hướng dẫn bạn qua những kiến thức cơ bản về thiền, trong vòng 10 phút mỗi ngày.
Tôi đã thử nhiều ứng dụng và phương pháp khác, nhưng tôi không thấy có gì tốt hơn Headspace để học những kiến thức cơ bản và bắt đầu. Tất cả trong chỉ 10 phút mỗi ngày. Hơn nữa, nó miễn phí.
Thói quen 12: Họ nói “không” (một cách lịch sự).
Chúng ta được lập trình tâm lý để giúp đỡ người khác. Thậm chí có một phần trong não của chúng ta, gọi là Right Supramarginal Gyrus, kích hoạt các phản ứng đồng cảm:
Vì vậy, việc nói “không” thật khó khăn.
Chúng ta cần một “danh sách ‘không'” về những điều không góp phần cho sự nghiệp của chúng ta. Để dễ dàng hơn khi nói “không,” hãy thử “mẫu ‘không.'” Chúng đã được phát triển bởi nhà đầu tư mạo hiểm và thiên thần hàng đầu ở Thung lũng Silicon, Mark Suster, và trông như sau:
Re: 15 phút của bạn?
Chào (tên),
Cảm ơn bạn đã viết cho tôi – thật tốt khi nhận được thư từ bạn (hoặc gặp bạn) qua email.
May mắn thay, [công ty của tôi] đã bắt đầu phát triển theo cách mà tôi không thể tưởng tượng được cách đây chưa lâu. Rất tiếc là điều đó có nghĩa là tôi không còn thời gian như trước để họp với mọi người.
Tôi hy vọng bạn sẽ hiểu. Hiện tôi đang gánh áp lực lớn từ hội đồng quản trị để đạt được những mục tiêu đầy tham vọng. Tôi thường tham dự các sự kiện xã hội về công nghệ từ thời gian này qua thời gian khác, vì vậy tôi hy vọng chúng ta có thể gặp nhau ở đó.
Hy vọng bạn sẽ hiểu.
Mark
Chúng ta muốn giúp đỡ. Nhưng để hiệu quả, chúng ta phải học cách nói không và tập trung vào mục tiêu ban đầu của chúng ta.
Điều này đặc biệt quan trọng khi đến cuộc họp. Theo Atlassian, mỗi người trung bình dành 31 giờ mỗi tháng cho cuộc họp, nhưng coi chỉ có 50% thời gian đó là thời gian hiệu quả. Chỉ vì bạn được mời tham gia một cuộc họp không có nghĩa là bạn bắt buộc phải tham dự – hãy yêu cầu chương trình cuộc họp, xem xét giá trị mà bạn sẽ cung cấp và nhận được, và quyết định.
Bước Hành Động: Lưu “Mẫu ‘Không'” Như Một Phản Hồi Sẵn Sàng
Thực hiện các bước sau:
Bước 1: Thiết lập Google Canned Responses trong Gmail hoặc tải xuống Text Expander cho Microsoft.
Bước 2: Tạo một “mẫu ‘không,'” mô hình câu trả lời theo Mark Susters.
Bước 3: Gửi câu trả lời khi cần thiết.
Thói quen 13: của những người cực kỳ hiệu quả là biết ơn những gì họ có.
Sự biết ơn được chứng minh tăng cường năng suất bởi những trường đại học danh tiếng này:
- Theo các nghiên cứu của Đại học Yale, việc viết nhật ký biết ơn sẽ dẫn đến sự tỉnh táo, sự hăng hái, quyết tâm cao hơn, sự tập trung và năng lượng tăng cao.
- Theo các nghiên cứu của Đại học Harvard, biết ơn cải thiện sức khỏe và củng cố mối quan hệ.
- Nghiên cứu của Đại học UC-Berkeley cho thấy việc viết nhật ký biết ơn cải thiện giấc ngủ và giảm nguy cơ bị bệnh.
- Nghiên cứu của Đại học Columbia nói rằng biết ơn cải thiện hệ miễn dịch, đồng thời giảm căng thẳng và/hoặc trầm cảm.
Nghiên cứu chứng minh rằng biết ơn tăng cường hạnh phúc; và hạnh phúc tăng cường năng suất. Do đó, biết ơn cải thiện năng suất:
Việc biết ơn những gì chúng ta có là một trong những cách nhanh nhất để không chỉ tăng cường năng suất mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống tổng thể.
Thói quen 14: Họ tránh sự mệt mỏi do quá nhiều quyết định.
Sự mệt mỏi do quá nhiều quyết định (Decision Fatigue) là hiện tượng suy giảm chất lượng của các quyết định được đưa ra bởi một cá nhân sau một khoảng thời gian dài phải ra quyết định. Nó có thể dẫn đến việc ra quyết định không hợp lý và lựa chọn kém chất lượng. Ví dụ, các thẩm phán thậm chí còn đưa ra các quyết định không thực sự tốt vào cuối ngày làm việc.
Từ Zuckerberg đến Jobs, các nhà lãnh đạo tránh sự mệt mỏi do quá nhiều quyết định bằng cách loại bỏ những quyết định không quan trọng, như việc mặc áo khoác cùng một chiếc hoặc áo cổ lọ đen mỗi ngày. Steve Jobs thường ăn cùng một loại thức ăn trong vài tuần – đôi khi ăn cà rốt nhiều đến nỗi da anh trở nên màu cam.
Tổng thống Obama nổi tiếng với “Bản Tóm Tắt Quyết Định” (Decision Memos) trong đó có ba ô checkbox được đính kèm ở phía dưới của tài liệu cần sự quan tâm của ông. Ông sẽ đánh dấu “Đồng ý,” “Không đồng ý,” hoặc “Hãy Thảo Luận” để thông báo cho nhân viên của ông biết làm thế nào để tiến hành.
Thói quen 15: Họ yêu thích các mẹo tăng cường năng suất.
Có cách mới để tiết kiệm 0.5 giây trong công việc? Những người cực kỳ hiệu quả muốn biết bí quyết của bạn. Dưới đây là một số mẹo tăng cường năng suất mà bạn có thể thử trong quy trình làm việc của mình:
- Chuẩn bị bữa trưa hàng loạt vào đầu tuần
- Chặn thời gian trên lịch trước khi người khác làm
- Không sử dụng thời gian mặc định là một giờ trên lịch của bạn
- Nghỉ ngơi 30 phút để tăng hiệu suất 34%
- Tắt thông báo trên điện thoại
- Nghe âm thanh nền thay vì nhạc pop
- Ngồi bên cửa sổ
- Đặt nhiệt độ phòng là 21-25 độ C
- Làm việc ở các môi trường khác nhau như quán cà phê và công viên
- Tắt âm email trên Gmail với Inbox Pause
- Tắt các tab thông báo nền trong trình duyệt
- Thử ứng dụng ghi âm
- Sắp xếp nhiệm vụ hàng ngày thành “Cần, Nên, Muốn”
- Nếu mất ít hơn hai phút, làm ngay
- Làm việc với một nhiệm vụ lớn trong chỉ 5 phút
Mỗi mẹo này có vẻ như làm ít, nhưng nếu bạn thêm vài trong số chúng vào quy trình làm việc hàng tuần của mình, bạn có thể sẽ ngạc nhiên về tác động của chúng đối với tốc độ và hiệu suất của bạn.
Khám phá thêm:
18 Chatbot AI hỗ trợ tốt nhất năm 2023
