Cách viết 1 bản đề xuât (Proposal): Hướng dẫn duy nhất mà bạn cần!21 min read

“Đối mặt với sự thật đi, không có gì vui vẻ hoặc hấp dẫn về đề xuất bán hàng. Bạn có một cơ hội hấp dẫn và bạn đang háo hức để ký kết hợp đồng. Nhưng trước khi khách hàng của bạn ký tên trên dòng chấm, bạn phải cung cấp cho họ các giấy tờ cần thiết để làm điều đó từ đầu.

Tải Về Miễn Phí: Mẫu Kế Hoạch Bán Hàng

Rất nhiều người bán hàng mất bóng khi đề cập đến bán hàng, xem chúng như không có gì khác ngoài một chướng ngại vật quản trị cần vượt qua để theo đuổi giao dịch. Điều đó mang lại cho bạn một cơ hội để nổi bật và làm nổi bật bản thân mình – nếu bạn sẵn lòng bỏ thời gian để viết một đề xuất tuyệt vời.”

“Định Nghĩa Đề Xuất Kinh Doanh (Business Proposal)

Một đề xuất là một tài liệu nhiều trang mô tả bạn là ai, bạn đang cung cấp gì, kết quả bạn mong đợi đạt được là gì và chi phí cho dịch vụ đó sẽ là bao nhiêu. Đề xuất bán hàng hoặc kinh doanh không được yêu cầu trong mọi quyết định mua sắm; chúng thường được sử dụng trong các quy trình bán hàng phức tạp hoặc trong các tổ chức lớn có quy trình đề xuất (request for proposal – RFP) được xác định.” Nguồn: HubSpot

“KHOAN ĐÃ: Liệu Viết Một Đề Xuất (Proposal) Có Phải Là Một Lựa Chọn Tốt?

Nhưng trước khi tôi nói về một đề xuất xuất sắc trông như thế nào, tôi muốn chỉ ra rằng có một số tình huống mà không cần thiết (hoặc thậm chí không phù hợp). Hãy tự hỏi những câu hỏi sau trước khi bạn bắt đầu viết:

Khách hàng có nghiêm túc về việc tiến triển dự án không? Chỉ những khách hàng nghiêm túc mới nên nhận đề xuất bán hàng. Nếu bạn có một người chơi không nghiêm túc hoặc ai đó ở giai đoạn đầu của quá trình khám phá, hãy tiết kiệm nỗ lực cho đến khi họ đi sâu hơn vào đường ống.

Bạn có cơ hội thực tế để chiến thắng dự án không? Khách hàng của bạn thực sự đang tìm kiếm một giải pháp giống như của bạn không? Họ thực sự có ngân sách không? Thời gian tiết kiệm không viết đề xuất cho các khách hàng không phù hợp là thời gian có thể dành để tìm kiếm người mua tốt hơn.

Bạn đã trò chuyện với khách hàng về ngân sách và phạm vi công việc dự kiến chưa? Rất nhiều người bán hàng sợ nói cụ thể quá sớm, lo ngại rằng nó sẽ làm mất hứng thú của giao dịch. Nhưng tại sao bạn phải đổ năng lượng vào việc viết nếu bạn không chắc chắn rằng phạm vi và ngân sách bạn sẽ bao gồm sẽ phù hợp với mong đợi của khách hàng? Hãy thảo luận vấn đề trước.

Bạn có bắt buộc phải nộp đề xuất để được xem xét không? Đôi khi, bạn không thể né tránh việc nộp đề xuất – ngay cả khi các tiêu chí trên chưa được đáp ứng. Trong những trường hợp như vậy, không có nhiều điều bạn có thể làm ngoại trừ việc bắt tay vào công việc.

Bạn có thể tái sử dụng một đề xuất cũ, hay bạn cần bắt đầu từ đầu? Cuối cùng, đừng giả sử bạn phải làm lại từ đầu mỗi lần. Mặc dù đề xuất của bạn nên được tùy chỉnh cho khách hàng cụ thể bạn đang quảng bá, nhưng bạn vẫn có thể phát triển một mẫu cơ bản bạn dịch sang nhu cầu cụ thể của từng khách hàng.”

Chuẩn Bị Trước Đề Xuất

Một đề xuất bán hàng tốt không bao giờ là một điều bất ngờ. Thay vào đó, nó nên cảm giác như bước tiếp theo hợp lý trong cuộc trò chuyện bạn đã có với khách hàng tiềm năng và mối quan hệ bạn đã xây dựng.

Hãy chắc chắn bạn đã trả lời tất cả các câu hỏi dưới đây trước khi bắt đầu công việc trên đề xuất bán hàng của bạn:

Khách hàng đang cố gắng giải quyết vấn đề gì? Họ đang trải qua những khó khăn gì? Đúng, cần truyền đạt đặc điểm cụ thể của giao dịch.

Nhưng nó cũng phải chứng minh rằng nó sẽ cung cấp những kết quả mà khách hàng đang tìm kiếm, vì vậy hãy chắc chắn bạn hiểu rõ những điểm đau của họ trước khi thực hiện một đề xuất.

Ngân sách của họ là bao nhiêu? Nếu bạn không biết ngân sách của họ, đừng viết đề xuất. Lựa chọn những khách hàng không có khả năng phù hợp sớm bằng cách thúc họ xác định ngân sách dự án.

Mục tiêu và kỳ vọng của họ là gì? Tại sao công việc của bạn quan trọng đối với khách hàng? Việc này sẽ giúp họ đạt được gì? Bán hàng không phải về những gì họ có thể làm cho bạn. Đó là về những vấn đề bạn có thể giải quyết cho họ.

Họ cần kết quả khi nào? Kỳ vọng của họ đối với thời gian và sản phẩm là gì? Hãy chắc chắn bạn có thể đáp ứng kỳ vọng này một cách thực tế trước khi ghi chú chúng.

Ai sẽ tham gia vào quyết định? Ghi lại các bên liên quan chính không chỉ để bạn biết phải gửi đề xuất của bạn cho ai, mà còn để đáp ứng nhu cầu cá nhân của họ trong tài liệu của bạn.”

“Quy tắc Tốt Nhất Cho Việc Lập Đề Xuất

Những nguyên tắc dưới đây không phải là cứng nhắc. Thay vào đó, hãy xem xét chúng như là hướng dẫn tổng quan bạn có thể sử dụng như một điểm xuất phát để đưa đề xuất của bạn theo hướng đúng. Đừng ngần ngại tự điều chỉnh theo cách của bạn, khi thích hợp.

Hãy nhắm tới không quá một hoặc hai trang. Trừ khi một đề xuất dài hơn là bắt buộc như là một phần của quy trình RFP, ngắn gọn thường tốt hơn khi bạn xem xét sự chú ý ngắn ngủi của mọi người.

Hãy chắc chắn đề xuất của bạn đến đúng nơi. Làm điều này bằng cách đưa đến người (hoặc nhóm người) phù hợp và bao gồm mọi thông tin cần thiết ở đầu.

Phân tách sản phẩm từ giá cả. Mia De Beche của Attach.io khuyến nghị phân tách ưu đãi của bạn thành các yếu tố cá nhân mà khách hàng có thể liên kết. Nhưng hãy chống lại sự cám dỗ để bao gồm giá cả với mỗi yếu tố.

Như cô ấy lưu ý, “Nếu bạn thêm giá cả vào những phần đó, bạn sẽ khiến khách hàng tập trung vào chi phí, thay vì vào những gì nó có ý nghĩa đối với dự án tổng thể.

Kết quả là, họ sẽ xem xét mỗi yếu tố dựa trên ngân sách của họ, thay vì nhìn nhận nó như một cột mốc tiến triển trong việc đạt được mục tiêu của họ.”

Đặt giá cả của bạn với một loạt các tùy chọn. Đôi khi, điều này không phải là động thái đúng, nhưng có lý do mà nhiều nhà bán hàng thành công đạt được sự thành công bằng cách gợi ý một loạt giá cả.

Khi một ưu đãi hợp lý được trình bày cùng với một tùy chọn có giá cao hơn, nó trở nên dễ nhìn hợp lý hơn, so với một giải pháp đắt đỏ hơn.

Giữ ngôn ngữ của bạn đơn giản. Thuật ngữ không làm bạn trông thông minh. Nó khiến bạn trông không hiểu biết. Cắt giảm nó một cách tàn nhẫn.

Kết hợp các phương pháp viết quảng cáo tốt nhất vào đề xuất của bạn. Ngôn ngữ bán hàng không nhất thiết phải khô khan. Sử dụng số liệu thống kê liên quan để xây dựng uy tín.

Sử dụng ngôn ngữ để vẽ một bức tranh về điều kiện “trước” và “sau” mà khách hàng sẽ trải qua. Bao gồm các hành động gọi như giữa các phần để khuyến khích độc giả chuyển đến phần tiếp theo.

Chú ý đến ý nghĩa của các từ về tài chính. Như Michael Michalowicz, viết cho American Express, mô tả, “‘Đầu tư’ sẽ trả lại. ‘Phí’ là tiền bạn không bao giờ thấy lại. Sự khác biệt tinh sublte, nhưng rất quan trọng về mặt sự hài lòng của khách hàng.

Không chỉ hứa làm, chứng minh nó. Bao gồm đánh giá của khách hàng, các trường hợp nghiên cứu và bất kỳ nội dung nào khác chứng minh bạn có thể cung cấp những gì bạn đang làm.

Lưu lại chi tiết về công ty của bạn cho đến cuối. Thay vì bắt đầu với thông tin về ai bạn là – điều mà khách hàng thực sự không quan tâm – hãy tập trung hơn vào khách hàng và vấn đề của họ.

Làm cho nó dễ tiếp cận. Mong đợi rằng khách hàng của bạn sẽ xem xét đề xuất của bạn trên các thiết bị và định dạng khác nhau (như in ấn, máy tính để bàn, di động, v.v.).

Đừng làm họ bực bội với một trải nghiệm xem không thể truy cập được trên những tùy chọn khác nhau.

Làm cho nó thành một hợp đồng có thể ký. Tận dụng sự hứng thú mà khách hàng của bạn có thể cảm thấy sau khi đọc đề xuất của bạn bằng cách để họ ký ngay lập tức.

Ngày nay có nhiều chương trình phần mềm giao dịch SaaS khác nhau sẽ biến tài liệu bán hàng của bạn thành một hợp đồng có thể ký.”

Kiểm tra Trước Giao Hàng

Có vẻ bạn đã sẵn sàng gửi? Đợi một chút. Bạn còn một vài kiểm tra cuối cùng trước khi gửi đề xuất của bạn đi.

Đề xuất của bạn có chứa bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào không? Đừng mất kinh doanh vì những sai sót có thể dễ dàng bắt gặp và sửa.

Hãy thả vào Microsoft Word và chạy kiểm tra chính tả để đảm bảo một tài liệu sạch sẽ.

Bạn đã đối ứng với tất cả các yếu tố cần thiết theo quy trình RFP của họ (nếu áp dụng)?

Xem xét đề xuất của bạn một lần cuối cùng so với bất kỳ thông số kỹ thuật nào được đề cập trong hướng dẫn RFP của khách hàng.

Thiếu sót một yếu tố có thể làm bạn bị loại.

Đề xuất của bạn có đặc biệt đối với các điểm đau được xác định bởi khách hàng không? Điểm này quan trọng đến nỗi đáng giá một lần kiểm tra cuối cùng.

Đề xuất của bạn có nói nhiều hơn về nhu cầu của bạn hay về nhu cầu của khách hàng?

Các thời gian bạn đề xuất có hợp lý không? Khi một giao dịch gần như đã thành công, nó làm bạn muốn tăng tốc thời gian để làm cho ưu đãi của bạn trở nên hấp dẫn hơn.

Nhưng điều này làm cho một thảm họa dài hạn. Đừng mạo hiểm gây thất vọng cho khách hàng tương lai bằng cách hứa hẹn các thời hạn bạn không thể đạt được một cách thực tế.

Bạn đã tạo ra một trải nghiệm giúp khách hàng làm kinh doanh với bạn dễ dàng nhất có thể chưa? Cuối cùng, quét xem có bất kỳ chướng ngại bất kỳ bạn đã giới thiệu không.

Nếu khách hàng cần làm bất kỳ điều gì nhiều hơn là đồng ý với những gì bạn đã viết, quyết định về các ưu đãi cụ thể và ký vào thỏa thuận, bạn đã thêm vào đề xuất của mình những phức tạp không cần thiết.

Báo Cáo Sau Đề Xuất

Bạn không bán hàng theo cách bạn đã bắt đầu. Quá trình đề xuất bán hàng của bạn cũng phải tiến triển theo. Để tăng khả năng đạt được nhiều giao dịch đã đóng cửa hơn trong tương lai, bạn cần chú ý đến các KPI của đề xuất bán hàng của bạn.

Một số chỉ số rõ ràng mà bạn có thể theo dõi bao gồm:

• Số đề xuất được gửi đi
• Số quy trình RFP mà bạn được chọn làm đối tác
• Số lượng giao dịch đã đóng cửa so với số lượng giao dịch đã đóng cửa

Tuy nhiên, vì quy trình đề xuất là quan trọng đối với thành công tổng thể của bạn như một người bán hàng, hãy sáng tạo hơn bằng cách vượt ra khỏi những chỉ số cơ bản này. Ví dụ, bạn có thể theo dõi số lượng khách hàng tiếp xúc để đặt câu hỏi thêm vì điều gì đó trong đề xuất ban đầu của bạn không rõ ràng?

Nếu bạn đang sử dụng một chương trình SaaS, bạn có thể theo dõi thời gian khách hàng tiêu xem tài liệu của bạn.

Trở thành Một Ngôi Sao Đề Xuất Bán Hàng

Đạt được nhiều kinh doanh hơn bằng cách cải thiện đề xuất bán hàng của bạn không phải là một khoa học vũ trụ, nhưng nó đòi hỏi một số nỗ lực. Xem xét các hướng dẫn được mô tả ở trên đối với mỗi lần bạn gửi đi và tìm kiếm các dấu hiệu cho thấy khách hàng phản ứng tích cực với đề xuất của bạn.

Với thời gian và cam kết với việc liên tục cải thiện, bạn sẽ thấy rằng đề xuất kinh doanh không phải là điều gì đó đáng sợ. Thay vào đó, khi sử dụng một cách thông minh, chúng có thể trở thành một công cụ quý báu trong bộ quiver của bạn như một người bán hàng.”

https://tiepthi.com/wp-admin/post.php?post=3762&action=edit